Onay kuralları, belirli bir tutarı ya da koşulu aşan işlemin patron veya yetkili kişi onaylamadan tamamlanmamasını sağlar. Koşulu sağlayan fatura kesilmez, gönderilmez; gider ya da ödeme kaydedilmez. Onay isteği Onay merkezine düşer ve isterseniz WhatsApp'tan da gelir. Bu makale kuralı kurmayı ve onay vermeyi anlatır.
Başlamadan önce
- Kuralları yönetici ya da patron rolüyle düzenleyin. Onay vermek için kullanıcının Onayla yetkisi olmalı; matris için [roller ve yetkiler](/yardim/kullanicilar-ve-guvenlik/roller-ve-yetkiler) makalesine bakın.
- Onaylayacak kişiler kullanıcı olarak tanımlı olmalı. Aşama onaylayıcısı olarak patron, yönetici ve muhasebe rolündeki kullanıcılar seçilebilir.
- WhatsApp ile onay istemek için onaylayanın telefon numarası kayıtlı olmalı.
1Mevcut kuralları inceleyin
Ayarlar › Onay kuralları ekranını açın. Üstteki kartlar bu ayki onay sayısını, ortalama yanıt süresini ve bekleyen işlemleri özetler. Onay kuralları kartında her kural için işlem türü, koşul (örneğin "Tutar > ₺50.000"), aşama sayısı, onaylayanlar, bildirim kanalı ve bir açma-kapama anahtarı vardır. Anahtarla kuralı geçici olarak kapatabilir, üç nokta menüsünden Düzenle ya da Sil diyebilirsiniz.
2Yeni kural ekleyin
Kural ekle'ye tıklayın; altta Kural düzenleyici açılır:
- İşlem türü: satış faturası, gider ve alış faturası, ödeme emri ve virman ya da e-Belge iptali ve iadesi.
- Koşul: Tutar büyüktür ya da Her zaman. Tutar seçerseniz Tutar kutusuna sınırı yazın.
- Onay aşamaları: Aşama ekle ile onaylayıcıları sırayla ekleyin; en çok dört aşama olur. Birden fazla aşamada ilk aşamalar "ön kontrol", sonuncusu "son onay" olarak işaretlenir. Aşamanın üç nokta menüsünde Yukarı taşı ve Kaldır vardır.
Sağdaki Genel davranış kartı bütün kurallar için geçerlidir:
- WhatsApp'tan "Onayla / Reddet" ile yanıt verilebilsin.
- 4 saat yanıt yoksa hatırlat.
- 24 saat yanıt yoksa yedek onaylayana gönder (Yedek onaylayan listesinden seçilir).
- Patron kendi işlemlerini onaysız geçirebilsin.
- Red gerekçesi zorunlu olsun.
- Düğmeyle onay üst sınırı: bu tutarın üstündeki işlemler WhatsApp'tan değil yalnız panelden onaylanır; reddetmek her tutarda mümkündür.
Sonunda Kuralları kaydet'e basın.
3Onay merkezinden karar verin
Kurala takılan işlem Onay merkezine düşer. Soldaki menüde Onay merkezi'ni açın. Üstte bekleyen tutarı, bu ay onaylanan ve reddedilen işlemleri ve WhatsApp ile verilen onayların oranını görürsünüz. Sekmeler Bekleyen, Onaylanan, Reddedilen ve Tümüdür. Her kartta işlemin ne olduğu, tutarı, kimin gönderdiği ve hangi sınırın aşıldığı yazar. Kartın altındaki düğmeler:
- Onayla: işlem tamamlanır ("Talep onaylandı; işlem tamamlandı").
- Reddet: gerekçe yazarak reddedersiniz.
- Not ekle: talebe not düşersiniz.
- Belgeyi aç: ilgili faturayı, gideri ya da ödemeyi açar.
Sağdaki Aktif kurallar kartı hangi kuralların açık olduğunu, Onaylayanlar kartı kimlerin hangi kanaldan onay verdiğini gösterir; Düzenle sizi kurallar ekranına götürür.
Sık sorulanlar
**Red gerekçesi zorunlu olsun** anahtarı açıksa evet. Anahtarı **Genel davranış** kartından açıp kapatabilirsiniz.
**24 saat yanıt yoksa yedek onaylayana gönder** açıksa talep **Yedek onaylayan** olarak seçtiğiniz kişiye gider. **4 saat yanıt yoksa hatırlat** açıksa onaylayana önce hatırlatma gider.
**Düğmeyle onay üst sınırı**nın üstündeki tutarlar yalnız panelden onaylanır. Reddetmek her tutarda WhatsApp'tan da mümkündür.