Pazaryeri Satışlarında Fatura Kesme: e-Arşiv ve e-Fatura Rehberi

Pazaryerinde yaptığınız satışlarda faturayı, ürünü satan işletme olarak siz düzenlersiniz: Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (çoğu tüketici gibi) e-Arşiv fatura, alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura kesilir. Pazaryeri ise size, aldığı komisyon, reklam, kargo ve benzeri hizmetler için ayrı fatura düzenler; bu faturalar sizin için gider belgesidir. Yani pazaryeri satışında iki yönlü bir fatura akışı vardır: müşteriye kestikleriniz ve pazaryerinden aldıklarınız.

Bu rehberde pazaryeri satışında faturanın kim tarafından, hangi sürede ve hangi belge türüyle düzenlendiğini, e-Arşiv internet satışı bilgilerini, kurumsal fatura taleplerini, komisyon ve hizmet faturalarının muhasebesini, iade ve iptal süreçlerini, çok pazaryerli satışta hataları önleme yöntemlerini ve sayısal bir hakediş örneğini anlatıyoruz. Pazaryerlerinin kendi fatura kuralları (yükleme süresi, zorunlu alanlar) zaman zaman değişir; güncel koşulları ilgili pazaryerinin satıcı panelinden de kontrol edin.

Pazaryeri satışında fatura akışı

Pazaryeri satışı üç taraflı bir ilişkidir: Alıcı, satıcı ve pazaryeri. Her tarafın belge yükümlülüğü farklıdır. Aşağıdaki tablo akışı özetler:

Pazaryerlerinin çoğu, satıcının faturayı sistem üzerinden yüklemesini (ya da entegrasyonla otomatik göndermesini) bekler. Fatura yüklenmeden kargo çıkışı ya da hakediş gecikebilir. Bu nedenle faturalamayı sipariş akışının bir parçası olarak kurmak gerekir.

e-Arşiv mi, e-Fatura mı kesilecek?

Alıcının durumuna göre belge türü değişir. Pazaryeri satışlarında alıcıların büyük çoğunluğu bireysel tüketicidir ve e-Fatura mükellefi değildir; bu durumda e-Arşiv fatura düzenlenir. Alıcı kurumsal fatura istiyor ve e-Fatura mükellefiyse e-Fatura kesilir.

Alıcının mükellefiyetini sorgulamadan fatura kesmek hatalı belge türüne yol açar. İki belge türünün ayrıntılı farkını e-Arşiv mi e-Fatura mı yazısında anlattık. Vergi numarası ile mükellefiyet sorgulamak için e-Fatura mükellef sorgulama aracını kullanabilirsiniz.

e-Arşiv faturada internet satışı bilgileri

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturada, satışın internet ortamında yapıldığını gösteren ek bilgiler yer alır. Bu bilgiler genellikle şunlardır:

• Satışın yapıldığı internet adresi (pazaryerinin ya da kendi sitenizin adresi)
• Ödeme yöntemi ve ödeme tarihi
• Taşıyıcı (kargo) firma bilgisi ve gönderi tarihi; ürün kargo ile gidiyorsa
• Gönderi bulunmuyorsa (ör. dijital hizmet), bu durumun belirtilmesi

Bu alanların eksik ya da hatalı olması, faturanın sistem tarafından reddine veya vergi incelemesinde sorun çıkmasına yol açabilir. Birçok yazılım, pazaryeri siparişinden bu bilgileri otomatik doldurur.

Faturayı ne zaman kesmeli?

Fatura, mal teslimi ya da hizmet ifasından itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Pazaryeri satışında bu pratikte, ürünün kargoya verildiği ya da müşteriye teslim edildiği anla ilişkilendirilir. Sipariş verildiği anda satış gerçekleşmiş sayılmaz; ürün kargoya verildiğinde sevkiyat başlar.

Pratik uygulama şöyledir:

1. 1
   Sipariş alınır. Pazaryeri panelinde sipariş görünür.
2. 2
   Ürün hazırlanır ve kargoya verilir. Kargo kodu ve gönderi bilgisi kaydedilir.
3. 3
   Fatura düzenlenir. Kargolama günü ya da en geç 7 gün içinde.
4. 4
   Fatura pazaryerine yüklenir. Pazaryerinin gerektirdiği biçimde.
5. 5
   Teslimat tamamlanır. Hakediş süreci başlar.

Pazaryerlerinin çoğu faturanın kargoyla birlikte ya da kısa süre içinde yüklenmesini şart koşar; bu pazaryeri kuralı, yasal 7 günlük süreden daha kısa olabilir. Fatura düzenleme süresi ve cezaları için fatura düzenleme süresi yazısına bakabilirsiniz.

Pazaryeri komisyon ve hizmet faturaları

Pazaryeri, satıcıya sağladığı hizmetler için dönemsel olarak fatura düzenler. Bu faturalar genellikle komisyon, reklam, kargo desteği ve diğer hizmet bedellerini içerir. Satıcı açısından bu belgeler gider belgesidir ve doğru kaydedilmeleri, hem karlılığın doğru hesaplanması hem de KDV indiriminin doğru yapılması için önemlidir.

Komisyon faturasında dikkat edilecek hususlar:

• Fatura, işletmenizin unvanı ve vergi numarasıyla düzenlenmelidir.
• KDV tutarı ayrı gösterilmelidir; indirilecek KDV olarak beyannamede yer alır. KDV mantığı için KDV nasıl hesaplanır yazısına bakabilirsiniz.
• Komisyon faturası genellikle hakediş döneminin sonunda ya da ay sonunda kesilir; fatura tutarı ile hakediş dökümündeki komisyon toplamı uyuşmalıdır.
• Pazaryeri tarafından kesilen iade komisyonu düzeltmeleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Sayısal örnek: bir siparişin hakedişi

Bir satıcı, pazaryerinde 1.200 TL'ye (KDV dahil, %20 KDV) bir ürün satıyor. Pazaryeri komisyonu satış matrahı üzerinden %12 + KDV, kargo bedeli 60 TL (KDV dahil) olsun (oranlar örnek amaçlıdır; gerçek oranlar pazaryerine ve kategoriye göre değişir).

Bu siparişin KDV beyanına etkisi: Hesaplanan KDV 200 TL, indirilecek KDV (komisyon + kargo) 24 + 10 = 34 TL'dir; ödenecek KDV'ye bu sipariş 166 TL katkı yapar. KDV hariç kârlılığa bakarsak: 1.000 TL satış matrahından 120 TL komisyon matrahı ve 50 TL kargo matrahı düşülür; ürün maliyeti (KDV hariç) 600 TL ise net kâr 1.000 − 120 − 50 − 600 = 230 TL'dir. Yani satış fiyatı 1.200 TL olsa bile gerçek net kazanç 230 TL'dir; komisyon ve kargonun kâr üzerindeki etkisi bu yüzden dikkatle hesaplanmalıdır.

Hakediş ödemesi ile fatura kayıtlarını eşleştirmek, ay sonunda cari hesabın doğru kapanması için gereklidir. Bu eşleştirme için cari hesap nedir yazısındaki ekstre mantığını pazaryerini bir "müşteri" cari hesabı gibi düşünerek uygulayabilirsiniz.

İade, iptal ve değişim süreçleri

Pazaryeri satışlarında iade oranı yüksektir; bu nedenle iade sürecinin doğru işlenmesi önemlidir. Süreç genellikle şöyle işler:

1. 1
   Müşteri iade talebi oluşturur. Pazaryeri üzerinden iade kodu alınır.
2. 2
   Ürün satıcıya ulaşır. Satıcı ürünü kontrol eder ve iadeyi onaylar.
3. 3
   Fatura düzeltilir. Satış faturası iptal edilir (süre içinde ve belge türüne uygun) ya da iade faturası düzenlenir.
4. 4
   Stok güncellenir. İade edilen ürün stoğa geri alınır, hasarlıysa fire olarak işlenir.
5. 5
   Hakediş düzeltilir. Pazaryeri iade edilen satış için ödemeyi geri alır ve komisyonu düzeltir.

Faturanın iptali ya da iade faturası düzenlenmesi konusundaki süreler ve yöntemler için e-Fatura iptali ve iade faturası rehberine mutlaka bakın; çünkü e-Arşiv faturanın iptali belirli bir süre içinde yapılabilir. Süre geçtikten sonra iade faturası gerekir.

İade edilen mal stoğa geri girmelidir; stok kaydı ile fiili stok arasında farklılık, pazaryerlerinde stok tutarsızlığına ve satış iptallerine yol açar. Stok takibinin temelleri için stok takibi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz.

Çok pazaryerli satışta fatura düzeni

Birden fazla pazaryerinde (Trendyol, Hepsiburada, Amazon, N11, Çiçeksepeti, Pazarama, PttAVM, Idefix gibi) satış yapan işletmeler, her pazaryerinin farklı fatura gereksinimleriyle uğraşır. Bu karmaşıklığı yönetmek için şunlara dikkat edin:

• Tek fatura serisi mantığı belirleyin. Pazaryeri bazlı ya da tek seri; tercih ne olursa olsun tutarlı olsun.
• Siparişleri tek yerde toplayın. Farklı panelleri tek tek gezmek yerine siparişleri bir merkezde görün.
• Fatura ve sipariş eşleşmesini koruyun. Pazaryeri sipariş numarası fatura açıklamasında ya da referans alanında bulunsun.
• Her pazaryerinin fatura yükleme kurallarını öğrenin. Süre, biçim ve zorunlu alan farkları cezaya yol açabilir.
• Hakedişleri pazaryeri bazında izleyin. Her pazaryerinin ödeme takvimi farklıdır; nakit planlamasına dahil edin.
• Komisyon faturalarını periyodik karşılaştırın. Hakediş dökümü ile komisyon faturası tutarlı olmalı.

Aynı müşteri birden çok sipariş verdiğinde siparişleri tek faturada birleştirmek de mümkün olabilir; ancak pazaryerinin kuralları ve tüketici beklentisi bu kararda belirleyicidir. Tüketici siparişleri için genel kural, her sipariş için alıcı adına fatura düzenlemektir; birleştirme yapılacaksa önce mali müşavirinizle ve pazaryerinin kurallarıyla uyumu doğrulayın.

Kurumsal fatura talebi geldiğinde

Pazaryerinde alışveriş yapan bir müşteri, siparişte "kurumsal fatura" talep edebilir ve şirket unvanı ile vergi numarasını girebilir. Bu durumda önce vergi numarasının geçerli olup olmadığını ve alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol edin. Mükellefse e-Fatura, değilse unvan ve vergi numarası bilgileriyle e-Arşiv fatura düzenlenir. Alıcının adresi ve unvanı vergi levhasındaki haliyle olmalıdır; farklı yazım, alıcının muhasebesinde KDV indirimi sorununa yol açabilir. Sipariş sonrası fatura bilgisinin değiştirilmesi talebi gelirse, faturayı kesmeden önce değişikliği yapmak, kestikten sonra iptal etmekten çok daha kolaydır. İptal söz konusuysa süreler önemlidir.

Pazaryeri hakedişinin muhasebeleştirilmesi

Pazaryeri, satıcıya her satış için hesabında alacak oluşturur ve belirli bir takvimle ödeme yapar. Bu ödeme (hakediş), satış tutarından komisyon, kargo ve diğer kesintiler düşüldükten sonra kalan tutardır. Muhasebe açısından pazaryerini bir cari hesap gibi düşünmek pratiktir: Satış faturaları pazaryeri hesabında alacak oluşturur, komisyon ve kargo faturaları borç oluşturur, hakediş ödemesi bakiyeyi kapatır.

Örnek: Bir haftada pazaryerinde 80 sipariş, toplam 96.000 TL (KDV dahil) satış yapılmış olsun. Komisyon ve hizmet bedelleri (KDV dahil) toplamı 11.520 TL, kargo kesintileri 4.800 TL, iade edilen siparişler 7.200 TL ise hakediş şöyle hesaplanır: 96.000 − 7.200 (iade) − 11.520 − 4.800 = 72.480 TL. Hakediş dökümündeki bu tutar, banka hesabına yatan tutarla ve ay sonunda kesilen komisyon faturasıyla karşılaştırılmalıdır. Fark çıkarsa genellikle iade komisyonu düzeltmesi, kampanya katkısı ya da dönem kayması nedenleri araştırılır. Bu karşılaştırmayı düzenli yapmak, küçük hataların biriktiği büyük farklara dönüşmesini engeller. Banka hareketlerini düzenli eşleştirmek bu kontrolü kolaylaştırır.

Kendi siteniz ile pazaryeri arasındaki fark

Kendi internet sitenizden yaptığınız satışta ödeme genellikle sanal pos üzerinden doğrudan size ulaşır ve komisyonu ödeme kuruluşuna ödersiniz; pazaryerinde ise ödemeyi pazaryeri toplar ve hakedişi size aktarır. Fatura yükümlülüğü her iki durumda da satıcıdadır. Farklılık, komisyon ve kesinti belgelerinin kaynağındadır: Kendi sitenizde ödeme kuruluşunun komisyon belgesi, pazaryerinde ise pazaryerinin hizmet faturası gider kaydınızı oluşturur. İki kanalı aynı raporda karşılaştırmak, hangi kanalın gerçekten kârlı olduğunu gösterir.

Pazaryeri faturalamada mali müşavirle çalışmak

Pazaryeri satışlarında işlem sayısı yüksek, tek işlem tutarı düşüktür; bu yüzden mali müşavire belge teslimi toplu ve düzenli yapılmalıdır. Ay sonunda müşavire şu dosyaları iletmek süreci hızlandırır: Satış faturaları listesi (belge türüne göre), pazaryeri bazında hakediş dökümleri, komisyon ve hizmet faturaları, iade ve iptal listesi ve kargo faturaları. Bu belgelerle müşavir, KDV beyannamesini ve dönem kapanışını sorunsuz hazırlar. Ay sonu adımları için ay sonu kapanış kontrol listesi yazısına bakabilirsiniz.

Pazaryeri faturalamada sık yapılan hatalar

• Faturayı geç kesmek. Hem yasal 7 gün hem pazaryeri süresi aşılabilir.
• Alıcı mükellefiyetini sorgulamamak. Kurumsal alıcıya yanlış belge türüyle fatura kesilir.
• İnternet satışı bilgilerini eksik girmek. Fatura sistemde hata verir.
• KDV oranını yanlış seçmek. Ürün kartındaki oran güncel olmalıdır.
• Komisyon faturasını kayda geçirmemek. İndirilecek KDV kaybolur, gider eksik kalır.
• İade edilen siparişin faturasını düzeltmemek. Satış kaydı, gerçek satışı yansıtmaz.
• Hakedişi cari ile eşleştirmemek. Pazaryeri bakiyesi gerçek durumu göstermez.
• Fatura numaralarında boşluk bırakmak. Seri sırası takip edilmeli, iptal edilen numaralar kayıtlı olmalı.

Yoğun dönem hazırlığı: kampanya günlerinde faturalama

Büyük indirim günlerinde sipariş sayısı birkaç kat artar ve faturalama darboğaz haline gelir. Hazırlık için kampanya öncesinde şu adımları uygulayın: Ürün kartlarındaki KDV oranlarını ve fiyatları güncelleyin; fatura serilerinde yeterli numara aralığı olduğunu kontrol edin; imza aracının (mali mühür ya da e-imza) süresinin dolmadığını doğrulayın; otomatik faturalama kuralını önceden test edin; kargolama ve faturalama ekibinin vardiya planını yapın. Kampanya sırasında günlük olarak "kargolanmış ama faturalanmamış sipariş" sayısını izleyin. Bu sayı sıfıra yakın değilse, 7 günlük süre ve pazaryeri süresi için risk oluşuyor demektir.

Pazaryeri satışında sık sorulan muhasebe soruları

Satıcılar sıklıkla şunu sorar: Pazaryerinden gelen hakediş tutarı faturamla neden uyuşmuyor? Cevap, farkın komisyon, kargo, kampanya katkısı, iade ve zamanlama gibi kalemlerden oluşmasıdır; hakediş dökümü bu kalemleri satır satır gösterir. Bir diğer soru: Pazaryerinin kestiği faturayı ne zaman kayda almalıyım? Fatura tarihinde ve ilgili dönemde. Üçüncü soru: Ürün iade edildi ama müşteri hesabı kapanmadı, ne yapmalıyım? İade faturasını ya da iptalini, hakedişteki düzeltmeyi ve stok girişini aynı gün işleyin; böylece bir sonraki dönemde sürpriz fark çıkmaz.

CariErp ile pazaryeri siparişlerini faturalamak

CariErp, Trendyol, Hepsiburada, Amazon, N11, Çiçeksepeti, Pazarama, PttAVM ve Idefix gibi pazaryerleriyle entegre çalışır; ayrıca kargo entegrasyonları sunar. Siparişler tek panelde toplanır; alıcının vergi numarası varsa e-Fatura mükellefiyeti sorgulanıp belge türü (e-Arşiv ya da e-Fatura) buna göre seçilir. e-Arşiv internet satışı için gerekli web adresi, ödeme ve taşıyıcı bilgileri faturaya eklenir. Aynı alıcının birden çok siparişini tek faturada birleştirebilir ve siparişleri toplu olarak faturalayabilirsiniz. Desteklenen entegrasyonların güncel listesi için entegrasyonlar sayfasına, e-ticaret işletmeleri için hazırlanan çözümlere ise e-ticaret çözümleri sayfasına göz atabilirsiniz. Hakedişlerin tahsilat disiplini için tahsilat süresini kısaltmanın yolları yazısı da yararlı olacaktır.

Sıkça sorulan sorular