Stok Takibi Nasıl Yapılır? Yöntemler, Sayım ve Kritik Stok Hesabı

Stok takibi, bir işletmedeki ürünlerin giriş ve çıkış hareketlerini kayıt altına alarak her an hangi üründen, hangi depoda, ne kadar bulunduğunu ve bu stokun parasal değerini bilmektir. İyi bir stok takibi üç soruya net cevap verir: Elimde ne var? Ne zaman, ne kadar sipariş vermeliyim? Stokta bağlı olan paranın karşılığı nedir? Bu sorulara cevap veremeyen işletme ya stoksuz kalarak satış kaybeder ya da gereğinden fazla stok tutarak nakdini bağlar.

Bu rehberde stok takibinin temellerini, kayıt yöntemlerini (sürekli ve periyodik envanter), stok değerleme yöntemlerini (FIFO, ağırlıklı ortalama), fiziki sayımı, kritik stok ve yeniden sipariş noktası hesabını, stok devir hızını, çok depolu ve varyantlı ürün yönetimini, seri ve lot takibini ve sık yapılan hataları sayısal örneklerle anlatıyoruz. Küçük bir mağazadan üretim yapan bir atölyeye kadar her işletmenin uygulayabileceği bir çerçeve sunmayı amaçlıyoruz.

Stok takibi neden önemlidir?

Stok, bir işletmenin en büyük yatırım kalemlerinden biridir ve çoğu zaman en az izlenen kalemidir. Stok takibindeki gevşeklik, hem satışı hem karlılığı hem de nakit akışını doğrudan etkiler.

Düzenli stok takibinin sağladığı faydalar:

• Satış kaybını önler. Çok satan ürünün tükenmeden sipariş verilmesi.
• Nakit bağlanmasını azaltır. Yavaş dönen ürünlerin fazla alınmasını engeller; bu, nakit akışını rahatlatır. Nakit planlaması için nakit akışı yönetimi rehberine bakabilirsiniz.
• Fire, kayıp ve hırsızlığı görünür kılar. Kayıtlı ile fiziki stok arasındaki farkı gösterir.
• Doğru maliyet ve kâr hesabı sağlar. Satılan malın maliyeti stok yöntemine bağlıdır.
• Müşteri memnuniyetini artırır. Sipariş aldığınız ürünün gerçekten stokta olduğunu bilirsiniz.
• Mali müşavir ve denetim süreçlerini kolaylaştırır. Dönem sonu envanter ve bilanço için güvenilir veri sağlar.

Stok kayıt yöntemleri

Stok miktarını izlemenin iki temel yöntemi vardır.

Günümüzde fatura ve irsaliye ile entegre çalışan yazılımlar sürekli envanteri kolaylaştırmıştır: Satış faturası kesildiğinde ürün stoktan düşer, alış faturası girildiğinde stoğa eklenir. Bu yöntem, işlem hacmi arttıkça periyodik yöntemden çok daha güvenilirdir. Mal sevkiyatında kullanılan belgeler için e-İrsaliye nedir yazısına bakabilirsiniz.

Stok değerleme yöntemleri

Stoğun parasal değeri, hangi maliyetle değerlendiğine bağlıdır. Aynı ürün farklı fiyatlardan alındığında, satılan ürünün maliyetinin hangi alıma ait sayılacağı önemlidir. En yaygın iki yöntem FIFO ve ağırlıklı ortalamadır.

FIFO (ilk giren ilk çıkar)

FIFO'da önce alınan mal, önce satılmış sayılır. Fiyatlar yükselirken stok değeri güncel fiyatlara yakın kalır; ancak satılan malın maliyeti eski ve düşük fiyatlıdır, bu da kârı yüksek gösterir.

Ağırlıklı ortalama

Ağırlıklı ortalama yönteminde her alımdan sonra ortalama birim maliyet yeniden hesaplanır ve satılan mal bu ortalama maliyetle değerlenir. Fiyat dalgalanmalarını yumuşatır; birçok işletme için pratik ve dengeli sonuç verir.

Örnek: aynı veriyle iki yöntem

Bir kırtasiye mağazası, bir kalem modelini üç farklı zamanda alıyor:

Kasım sonuna kadar 180 adet satılmış olsun. İki yönteme göre satılan malın maliyeti ve kalan stok değeri:

Satış fiyatı 20 TL ise, 180 adet satış geliri 3.600 TL'dir. FIFO'ya göre brüt kâr 3.600 − 1.960 = 1.640 TL; ağırlıklı ortalamaya göre brüt kâr 3.600 − 2.160 = 1.440 TL'dir. Aynı satış, farklı yöntemde 200 TL kâr farkı yaratır. Bu nedenle hangi yöntemin kullanılacağı belirlenmeli ve tutarlı uygulanmalıdır. Yöntem seçimi ve değişikliği için mali müşavirinize danışın.

Fiziki sayım nasıl yapılır?

Sistemdeki stok ile raftaki stok zamanla ayrışır: Kırılma, kayıp, hatalı sevkiyat, giriş-çıkış hataları ve fire gibi nedenlerle. Fiziki sayım, bu farkı tespit edip kayıtları düzeltir. İki sayım yaklaşımı vardır:

• Dönemsel (tam) sayım: Genellikle yıl sonunda ya da dönem sonunda tüm stok sayılır. Envanter ve bilanço için gereklidir.
• Döngüsel sayım: Yıl boyunca ürün grupları sırayla sayılır; her gün ya da hafta belli bir bölüm. Hızlı hareket eden ve değerli ürünler daha sık sayılır.

Sayım adımları:

1. 1
   Hazırlık: Sayım tarihini belirleyin; mümkünse sayım sırasında giriş ve çıkışı durdurun ya da ayrı kaydedin.
2. 2
   Sayım listesi çıkarın: Sistem stokunu gösteren (ya da kör sayım için göstermeyen) liste hazırlayın.
3. 3
   Sayımı yapın: İki kişilik ekiple sayın; biri sayar, diğeri kaydeder.
4. 4
   Karşılaştırın: Sayım sonucu ile sistem miktarını karşılaştırın.
5. 5
   Farkları araştırın: Büyük farkları kaynağıyla birlikte inceleyin (yanlış giriş, kayıp, hasar).
6. 6
   Düzeltme kaydı yapın: Sayım farklarını, açıklamasıyla birlikte stok düzeltmesi olarak işleyin.
7. 7
   Raporlayın: Fark oranını ve nedenlerini yöneticiye ve mali müşavire iletin.

Örnek: sayım farkı

Bir mağazada A ürününün sistem stoku 240 adet, sayım sonucu 232 adettir. 8 adetlik eksik, birim maliyeti 50 TL olduğu için 400 TL'lik bir stok kaybı demektir. Eksik incelendiğinde 5 adedin hasar nedeniyle atıldığı, ancak kayda geçmediği, 3 adedin ise hatalı sevkiyatla başka şubeye gittiği anlaşıldı. İlk 5 adet "fire/hasar" olarak, 3 adet ise transfer düzeltmesi olarak kaydedilir; böylece tutarsızlığın kaynağı belgelenmiş olur. Farkın kaynağını bulmak, aynı hatanın tekrarlanmasını önler.

Kritik stok ve yeniden sipariş noktası

Kritik stok, bir ürün için stok seviyesinin altına inmesinin riskli sayıldığı eşiktir. Yeniden sipariş noktası ise yeni sipariş verilmesi gereken stok seviyesidir. Bu eşikler doğru belirlendiğinde ne gereksiz stok bağlanır ne de ürün tükenir.

Yeniden sipariş noktası = (Günlük ortalama satış × Tedarik süresi) + Güvenlik stoku

Örnek: Bir ürün günde ortalama 12 adet satılıyor, tedarikçiden teslim süresi 7 gün ve güvenlik stoku olarak 3 günlük satış (36 adet) tutuluyor.

• Tedarik süresince tüketim: 12 × 7 = 84 adet
• Güvenlik stoku: 36 adet
• Yeniden sipariş noktası: 84 + 36 = 120 adet

Stok 120 adede indiğinde yeni sipariş verilmelidir. Tedarikçi gecikirse güvenlik stoku devreye girer. Ortalama satış ve tedarik süresi değiştikçe bu noktayı güncellemek gerekir. Mevsimsel ürünlerde yılın dönemine göre farklı seviyeler belirlemek daha doğrudur.

ABC analizi: hangi ürüne daha çok dikkat?

Tüm ürünleri aynı titizlikle takip etmek zordur. ABC analizi ürünleri yıllık satış değerine göre üç gruba ayırır:

A grubu ürünlerin stokta kalması, ciroyu belirler; C grubunda ise fazla stok bağlamak gereksizdir. Bu sınıflandırma, sayım ve sipariş çalışmasını doğru yere yoğunlaştırmanızı sağlar.

Stok devir hızı ve stokta kalma süresi

Stok devir hızı, stokların bir dönemde kaç kez yenilendiğini gösterir ve stok yönetimi verimliliğinin temel göstergesidir.

Stok devir hızı = Satılan malın maliyeti ÷ Ortalama stok

Stokta kalma süresi (gün) = 365 ÷ Stok devir hızı

Örnek: Yıllık satılan mal maliyeti 2.400.000 TL, ortalama stok 600.000 TL ise stok devir hızı 2.400.000 ÷ 600.000 = 4'tür. Stokta kalma süresi 365 ÷ 4 ≈ 91 gündür. Yani mallar ortalama 91 gün stokta bekliyor. Bu süreyi 60 güne indirmek, ortalama stoğu 600.000 TL'den yaklaşık 400.000 TL'ye düşürür ve 200.000 TL'lik nakdi serbest bırakır. Bu, nakit dönüşüm döngüsünün bir parçasıdır; nakit etkisi ayrı bir yazıda ele alınmıştır.

Çok depolu, varyantlı ve seri/lot takipli ürünler

İşletme büyüdükçe stok yönetimi karmaşıklaşır. Üç durum özellikle dikkat ister:

• Çok depo ve şube: Her depodaki miktarın ayrı izlenmesi, depolar arası transferin irsaliyeyle yapılması ve toplam stokun doğru görünmesi gerekir.
• Varyantlı ürünler: Beden, renk, model gibi seçeneklerin her biri ayrı stok kalemidir. Bir tişört 3 renk ve 4 bedende 12 varyanttır ve her varyantın stoğu ayrı izlenmelidir.
• Seri ve lot takibi: Elektronik cihazlarda seri numarası, gıda ve ilaçta lot ve son kullanma tarihi takibi gerekir. Bu, geri çağırma ve garanti süreçlerinde kritiktir.

Depolar arası transfer

Depolar arası transferde mal bir depodan çıkıp diğerine girer; satış olmadığı için fatura kesilmez ama sevk irsaliyesi düzenlenir. Çıkış ve girişin tutarlı kaydedilmesi, toplam stokun değişmediğini ancak depo bazında dağılımın değiştiğini gösterir. Yolda olan mal, transfer tamamlanana kadar "transitte" olarak izlenebilir.

Basit üretim ve reçete

Üretim yapan işletmelerde hammadde stoktan düşer, mamul stoğa girer. Bir ürün reçetesi (hangi üründe hangi hammaddeden ne kadar kullanıldığı) tanımlanırsa üretim emri verildiğinde hammaddeler otomatik düşer ve mamul maliyeti hesaplanır. Örneğin bir ahşap masa için 4 adet ayak (her biri 80 TL), 1 adet tabla (600 TL) ve 120 TL işçilik/sarf maliyeti varsa mamul maliyeti 4 × 80 + 600 + 120 = 1.040 TL'dir. Bu maliyet, satış fiyatı ve kâr hesabının temelidir. Üretim sektörü için çözümleri üretim çözümleri sayfasında inceleyebilirsiniz.

Pazaryeri ve çok kanallı satışta stok

Birden fazla kanalda (kendi site, pazaryerleri, mağaza) satış yapan işletmelerde stok hareketleri farklı kanallardan gelir. Her kanalda satılan ürünün aynı stoktan düşmesi, stok tutarsızlığını önlemenin ilk şartıdır; aksi halde bir kanalda stokta olmayan ürün başka kanalda satılır ve iptal ve cezalara yol açar. Siparişlerin faturalanması ve stok düşümü için pazaryeri siparişlerini faturalamak yazısına, e-ticaret işletmeleri için çözümlere e-ticaret çözümleri sayfasına bakabilirsiniz.

Fazla stok ve ölü stok

Satış hızına göre çok yüksek miktarda bekleyen stok, işletmenin nakdini bağlar; hiç hareket görmeyen stok ise "ölü stok" olarak adlandırılır. Ölü stok yalnızca bağlı sermaye değil, depolama maliyeti, değer kaybı ve eskime riskidir. Örneğin 90 gündür hareket görmeyen ürünlerin toplam maliyeti 85.000 TL ise, bu tutar için yıllık %50 finansman maliyetiyle bile ayda yaklaşık 3.500 TL'lik fırsat maliyeti oluşur. Düzenli olarak (örneğin üç ayda bir) hareketsiz ürün listesi çıkarmak, kampanya, iade ya da tasfiye kararlarını zamanında almanızı sağlar. Muhasebe tarafında değeri düşen stoklar için değer düşüklüğü karşılığı ayrılması gündeme gelebilir; bu konuda mali müşavirinize danışın.

Küçük işletme için basit stok takip rutini

Küçük bir mağaza için aşağıdaki rutin yeterli olabilir: Her sabah kritik seviyedeki ürünlerin listesine bakın; haftalık olarak en çok satan 20 ürünün fiziki sayımını yapın; ayda bir hareketsiz ürün listesini çıkarın; üç ayda bir tüm depoyu sayın ve farkları inceleyin. Bu rutin ayda toplam birkaç saat sürer, ancak stoksuzluk ve fazla stok kaynaklı kayıpları ciddi biçimde azaltır. Rutinin işlemesi için sorumlu kişiyi netleştirin ve sonuçları kısa bir not halinde kaydedin.

Stok takibinde sık yapılan hatalar

• Sayımı yalnızca yıl sonuna bırakmak. Hatalar yıl boyu birikir ve düzeltmek zorlaşır.
• Giriş ve çıkışları geç kaydetmek. Stok bilgisi gerçekten uzaklaşır.
• Ürün kartlarını dağınık açmak. Aynı ürünün iki ayrı kartta tutulması, stoğu bölerek yanıltıcı sonuç verir.
• Varyantları tek kalem olarak izlemek. Bedenlerden biri tükenirken genel stok yeterli görünür.
• Fire ve hasarı kayda geçirmemek. Kayıp fark edilmez, maliyet yanlış hesaplanır.
• Yöntemi sık değiştirmek. Değerleme yöntemi tutarlı uygulanmalıdır.
• Minimum ve maksimum seviye belirlememek. Hem stoksuzluk hem fazla stok riski büyür.
• İade faturasını stoğa yansıtmamak. İade edilen mal stoğa geri girmelidir; iade kuralları için e-Fatura iptali ve iade faturası rehberine bakabilirsiniz.

Stok maliyeti ve kârlılık ilişkisi

Stok takibi yalnızca miktar bilgisi değildir; kârlılığı da belirler. Bir ürünün satış fiyatı kadar, o ürünün stokta kaç gün beklediği, depolama ve finansman maliyeti de kârı etkiler. Örneğin 10.000 TL'lik bir ürün grubu 120 gün stokta bekliyorsa ve yıllık finansman maliyetiniz %45 ise, bu bekleme yaklaşık 10.000 × 0,45 × 120 ÷ 365 ≈ 1.479 TL'lik ek maliyet yaratır. Marjı %12 olan bir üründe bu maliyet, kârın büyük kısmını silebilir. Bu yüzden ürün bazlı kârlılığı hesaplarken yalnızca alış-satış farkına değil, stokta kalma süresine de bakın.

CariErp'te stok takibi

CariErp'te ürünleri varyantlarıyla (beden, renk gibi) tanımlayabilir, seri ve lot takibi yapabilir, birden fazla depoda stok tutabilir, depolar arası transfer ve stok sayımı yapabilirsiniz. Marka, kategori ve fiyat listeleri tanımlayabilir, kâr-zarar bilgisini ürün bazında inceleyebilirsiniz. Basit üretim için reçete tanımlar, üretim emriyle hammaddeyi stoktan düşüp mamulü maliyetiyle stoğa alabilirsiniz. Stok hareketleri faturalarla ve irsaliyelerle birlikte çalıştığı için satış ve alış belgeleri stoğu otomatik günceller. Özellikler için stok sayfasına göz atabilirsiniz. Genel çerçeve için ön muhasebe nedir rehberini de okuyabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular