e-İrsaliye Nedir? Sevk İrsaliyesi Ne Zaman Düzenlenir, Zorunlu mu?

Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka bir yere taşındığını ve taşıma sırasında kimin sorumluluğunda olduğunu gösteren belgedir; e-İrsaliye ise bu belgenin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısında elektronik ortamda düzenlenen halidir. Satış yapılırken mal teslim edilir ve fatura 7 gün içinde kesilecekse, mal sevkiyatına refakat eden belge sevk irsaliyesidir. Fatura ile birlikte kesiliyorsa belge "irsaliyeli fatura" olarak düzenlenir ve ayrıca irsaliye gerekmez.

Bu rehberde sevk irsaliyesinin ne zaman düzenleneceğini, hangi bilgileri içermesi gerektiğini, e-İrsaliye'nin kimler için zorunlu olduğunu, irsaliyeli fatura ile farkını, depolar arası transfer ve konsinye gibi özel durumları, alıcı tarafında yanıt (kabul, kısmi kabul, ret) sürecini ve sık yapılan hataları ele alıyoruz. Konuyu mümkün olduğunca günlük iş akışına yakın örneklerle anlatıyoruz.

Sevk irsaliyesi nedir ve neden düzenlenir?

Sevk irsaliyesi, Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi çerçevesinde, malın işletme dışına taşınması ya da başka bir yere gönderilmesi durumunda düzenlenen belgedir. Belgenin iki temel işlevi vardır: Birincisi taşınan malın cinsini, miktarını, gönderen ve alıcıyı gösteren bir kanıt oluşturmak; ikincisi, malın yolda denetlendiğinde yasal bir belgeye dayanarak taşındığını göstermektir.

Sevk irsaliyesi bir satış belgesi değildir. Üzerinde tutar bulunması gerekmez ve KDV doğurmaz. Satış, ancak fatura düzenlendiğinde vergisel olarak gerçekleşmiş sayılır. Faturanın düzenlenme süresine ilişkin kurallar için fatura düzenleme süresi yazısına bakabilirsiniz.

Sevk irsaliyesi şu durumlarda düzenlenir:

• Satılan malın alıcıya gönderilmesi (fatura henüz kesilmemişse)
• Depolar ve şubeler arası mal transferi
• Konsinye mal gönderimi
• Tamir, bakım, fason işleme gönderilen mal
• Malın iade edilmesi veya geri alınması
• Numune ve demo ürün gönderimi

Sevk irsaliyesinde bulunması gereken bilgiler

İrsaliyenin geçerli olması için bazı bilgilerin belgede yer alması gerekir. Gönderen ve alıcı bilgileri, malın cinsi ve miktarı, düzenleme tarihi ve belge numarası temel unsurlardır. Elektronik ortamda düzenlenen e-İrsaliye'de ayrıca taşıyıcıya ilişkin bilgiler de zorunlu alanlar arasındadır.

Taşıyıcı alanları, e-İrsaliye'nin kâğıt irsaliyeden ayrıştığı noktalardan biridir: Sürücü ve plaka bilgileri sistemde kayıtlı olduğu için yol denetimlerinde belgeye hızla erişilebilir.

e-İrsaliye nedir ve nasıl çalışır?

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda, standart bir XML formatında (UBL-TR) düzenlenmesi, GİB sistemine ya da özel entegratöre iletilmesi ve alıcıya elektronik olarak ulaştırılmasıdır. Kâğıt irsaliyenin yerini alır; araçta bulunması gereken, çıktı ya da elektronik görüntüdür.

e-İrsaliye uygulamasında gönderen, irsaliyeyi düzenleyip imzalar ve alıcıya gönderir. Alıcı, kendi sisteminde irsaliyeyi görür ve teslim aldığı malı irsaliyeyle karşılaştırır. Alıcı, belge üzerinde tam kabul, kısmi kabul (teslim alınan, eksik, fazla veya kabul edilmeyen miktarları gösteren) ya da red yanıtı verebilir. Bu yanıt, mal teslim tutanaklarındaki ihtilafları kayıt altına alır ve stok girişinin doğru yapılmasını sağlar.

e-Fatura ile ilişkisi

e-İrsaliye, e-Fatura mükellefleri için tasarlanmış bir uygulamadır; genel olarak e-İrsaliyeye geçebilmek için önce e-Fatura mükellefi olmak gerekir. e-Fatura zorunluluğunun kapsamı için e-Fatura zorunluluğu 2026 rehberimize bakın.

e-İrsaliye ile e-Fatura birlikte kullanıldığında, faturada irsaliyenin tarihi ve numarası yer alır. Bir fatura birden fazla irsaliyeyi kapsayabilir; örneğin ay içinde yapılan sekiz ayrı sevkiyatın tek fatura ile faturalandırılması mümkündür. Bu durumda her irsaliyenin tarihi ve numarası faturada gösterilmelidir.

e-İrsaliye zorunlu mu?

e-İrsaliye uygulaması her işletme için zorunlu değildir. Zorunluluk, tebliğlerle belirlenen sektör ve hasılat ölçütlerine bağlıdır. Genel çerçeve şöyle özetlenebilir:

• Zorunlu geçiş, belirli sektörlerde faaliyet gösteren (örneğin demir-çelik ve belirli enerji ve ÖTV kapsamındaki ürünler gibi tebliğde sayılan alanlar) ve belirli hasılat eşiklerini aşan mükellefler için söz konusudur.
• Zorunlu olmayan mükellefler, isterlerse gönüllü olarak e-İrsaliyeye geçebilir; bunun için e-Fatura mükellefi olmaları gerekir.
• Zorunluluk kapsamına girmeyenler, kâğıt sevk irsaliyesi düzenlemeye devam edebilir.

Sektör listeleri ve eşikler yıldan yıla değiştiği için kendi durumunuzu GİB'in e-İrsaliye sayfasından (ebelge.gib.gov.tr) ve mali müşavirinizden teyit edin. Tebliğ metinlerine ulaşmak için mevzuat.gov.tr adresini kullanabilirsiniz.

İrsaliyeli fatura nedir?

İrsaliyeli fatura, fatura ile sevk irsaliyesinin tek belgede birleştirildiği uygulamadır. Mal teslimi ile aynı anda fatura düzenleniyorsa ayrıca irsaliye düzenlemeye gerek yoktur; fatura, irsaliye yerine geçer. Bu durum özellikle peşin satışta ve aynı gün teslimat yapılan durumlarda pratiktir.

İrsaliyeli faturada dikkat edilecek noktalar şunlardır:

1. 1
   Fatura, malın depodan çıkış anında düzenlenmiş olmalıdır.
2. 2
   Faturada sevk bilgileri (taşıyıcı, plaka, sevk tarihi ve saati) yer almalıdır.
3. 3
   Faturayı düzenleyen, e-Fatura ya da e-Arşiv mükellefi ise belgenin elektronik düzenlenmesi gerekir.
4. 4
   Mal taşıma sırasında belgenin bir örneği ya da elektronik görüntüsü araçta bulunmalıdır.

Sevk ve fatura tarihleri arasında fark varsa, mal sevk edilirken irsaliye, sonrasında fatura düzenlenir. Faturanın irsaliye numarasına atıf yapması gerekir.

Karşılaştırma tablosu

Hesap ve süre örneği

Bir hırdavat toptancısı, 3 Kasım'da bir inşaat firmasına 120 adet matkap ucu ve 15 adet şarjlı matkap gönderiyor. Matkap uçları 90 TL, şarjlı matkaplar 2.800 TL'dir (KDV hariç). Toplam tutar şöyle hesaplanır:

KDV hariç toplam 52.800 TL; %20 KDV ile 10.560 TL, genel toplam 63.360 TL olur. Toptancı, 3 Kasım'da sevk irsaliyesi düzenler ve malı gönderir. Faturayı 7 gün içinde, yani en geç 10 Kasım'a kadar düzenlemesi gerekir. Eğer fatura mal tesliminden sonra bir sonraki aya taşacaksa, KDV açısından ay sonu kuralına da dikkat etmek gerekir; aksi halde KDV'nin doğuş dönemi karışabilir. KDV hesaplamasını ayrıntılı görmek için KDV nasıl hesaplanır yazımıza bakın.

Aynı toptancı malı yanında götürüp teslim etseydi, 3 Kasım'da irsaliyeli fatura düzenleyecek ve ayrı irsaliye yazmayacaktı.

Depolar arası transfer ve konsinye gönderimler

Aynı işletmenin iki deposu arasında mal taşınırken satış gerçekleşmediği için fatura düzenlenmez, ancak sevk irsaliyesi zorunludur. İrsaliyede gönderen ve alıcı aynı unvanı taşır, yalnızca depo adresleri farklıdır. Transfer sonrası iki depodaki stokların doğru güncellenmesi, envanter takibi için önemlidir. Stok yönetimi ayrıntıları için stok takibi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz.

Konsinye gönderimde mal, satılana kadar gönderenin mülkiyetinde kalır. Gönderen sevk irsaliyesi düzenler; alıcı malı sattıkça gönderen fatura keser. Bu yüzden konsinye stokların hangi noktada, hangi miktarda bulunduğunu ayrı bir takip listesinde tutmak gerekir.

Tamir, fason ve iade

Tamire veya fasona gönderilen mal için de sevk irsaliyesi düzenlenir; tamir sonrası mal geri gelirken tamir edenin düzenleyeceği irsaliye ve fatura eşleştirilir. İade durumlarında alıcı, malı iade edilecek şekilde bir irsaliyeyle geri gönderir; iade faturası ayrıca düzenlenir. İade faturasının hazırlanışı için e-Fatura iptali ve iade faturası yazısına bakabilirsiniz.

e-İrsaliye düzenleme adımları

e-İrsaliye düzenleme akışı, kullandığınız yazılıma bağlı olarak küçük farklılıklar gösterse de şu temel adımlardan oluşur:

1. 1
   Müşteriyi seçin. Alıcının vergi numarasını girin; sistem e-İrsaliye mükellefiyetini kontrol eder.
2. 2
   Malları ekleyin. Ürün, miktar ve birimleri satırlara yazın.
3. 3
   Taşıyıcı bilgilerini girin. Taşıyıcı firma ya da sürücü, araç plakası ve gerekirse dorse plakası eklenir.
4. 4
   Sevk tarih ve saatini belirleyin. Düzenleme ve sevk zamanı birbirinden farklı olabilir.
5. 5
   İrsaliyeyi imzalayıp gönderin. Mali mühür ya da e-imza ile imzalanır ve alıcıya iletilir.
6. 6
   Alıcı yanıtını izleyin. Tam kabul, kısmi kabul veya red yanıtı gelir.
7. 7
   Faturayı düzenleyin. Yanıt sonrası, faturada irsaliye bilgisini belirtin.

Alıcı tarafında yanıt süreci

Gelen e-İrsaliye'yi alan işletme, malı teslim aldığında irsaliye üzerindeki miktarlarla karşılaştırır. Eksik ya da fazla mal varsa, kısmi kabul yanıtı verilerek teslim alınan, eksik, fazla ve kabul edilmeyen miktarlar belirtilir. Böylece satıcı hangi miktarın faturalanacağını net bilir. Yanıt, stok girişinin doğruluğu için de belirleyicidir: Alıcı yalnızca kabul ettiği miktarı stoğuna alır.

Kısmi kabul örneği

Yukarıdaki toptancının gönderdiği 120 matkap ucundan 12 tanesi taşıma sırasında hasar görmüş olsun. İnşaat firması kapıda malı sayar, 108 adedi kabul eder, 12 adedi kabul etmez ve e-İrsaliye'ye kısmi kabul yanıtı verir. Yanıtta teslim alınan 108, kabul edilmeyen 12 adet olarak görünür. Toptancı bu durumda faturayı fiilen teslim edilen ve kabul edilen miktar üzerinden düzenler: 108 × 90 TL = 9.720 TL matkap ucu ve 42.000 TL matkap, toplam 51.720 TL (KDV hariç). Bu miktar üzerinden %20 KDV 10.344 TL olur ve genel toplam 62.064 TL'dir. Hasarlı 12 adet için ayrı bir iade ya da sigorta süreci işletilir. Kısmi kabul yanıtı olmasaydı, taraflar aylar sonra eksik mal konusunda tartışabilir ve fatura tutarının doğruluğu sorgulanabilirdi.

Yolda denetim ve ceza riski

Taşıma sırasında denetim ekipleri sevk irsaliyesini ya da irsaliyeli faturayı kontrol eder. Belgenin yanında bulunmaması, belgedeki bilgilerin yüklenen malla uyuşmaması (örneğin yazılandan fazla mal taşınması) ya da elektronik belgeye erişilememesi cezaya yol açabilir. VUK 353. madde kapsamında sevk irsaliyesi düzenlenmemesi halinde 2026 yılı için ilk tespitte belge başına 17.000 TL özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır; tutar her yıl yeniden değerleme oranıyla artırılır ve tekrarlayan tespitlerde yükselir. Güncel tutarları Ocak ayında GİB duyurularından ve mevzuat kaynaklarından kontrol edin.

Pratik bir öneri: Araca binmeden önce sürücünün telefonunda ya da araçta irsaliyenin yazdırılabilir görüntüsünün bulunduğundan emin olun. e-İrsaliye'de belgeye internet erişimi gerekebileceği için, çıktı almak sahada sorun yaşamamak açısından güvenli bir yoldur.

İrsaliyeyle faturayı birbirine bağlamak

Faturalama sırasında hangi irsaliyelerin hangi faturaya dönüştüğünü izlemek, mutabakat ve ay sonu kapanış açısından önemlidir. Faturalanmamış irsaliyeler "açık sevkiyat" olarak listelenmeli ve düzenli aralıklarla gözden geçirilmelidir; aksi halde 7 günlük fatura süresini kaçırmak kolaylaşır. Cari mutabakat sırasında karşı tarafın kayıtlarındaki irsaliye bazlı farkları yakalamak için cari hesap mutabakatı rehberinden yararlanabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• İrsaliyeyi atlamak. Mal yola çıktığında belgesiz sevk, denetimde ceza gerektirebilir.
• Faturayı 7 günden geç kesmek. İrsaliyeye dayanarak bile olsa 7 günlük sınır aşıldığında fatura zamanında düzenlenmemiş sayılabilir.
• Taşıyıcı bilgilerinin eksik olması. Yanlış plaka ya da eksik sürücü bilgisi, yol kontrolünde sorun yaratır.
• Aynı sevkiyat için hem irsaliye hem irsaliyeli fatura düzenlemek. Mükerrer belge, stokların çift düşmesine neden olur.
• Alıcı yanıtını beklemeden faturalamak. Kısmi kabul söz konusuysa fatura, kabul edilen miktar üzerinden düzenlenmelidir.
• Depo transferini irsaliyesiz yapmak. Aynı işletmeye ait olsa bile transferde irsaliye gerekir.

Sevkiyat sürecinde belge akışı: uçtan uca örnek

Bir gıda toptancısının bir zincir markete teslimatını ele alalım. Sabah market siparişi alınır, depoda mallar toplanır, kalite kontrolden geçirilir ve araca yüklenir. Araç depodan çıkmadan önce e-İrsaliye düzenlenir; irsaliyede sürücü, plaka, sevk saati ve ürün miktarları yer alır. Market, malı teslim aldığında sayım yapar ve irsaliyeye tam kabul ya da kısmi kabul yanıtı verir. Toptancı yanıtı gördükten sonra, kabul edilen miktar üzerinden faturayı düzenler ve faturada irsaliye numarasını belirtir. Müşterinin ödemesi vadesinde gelir ve cari hesap kapanır. Bu akışta her belge bir sonrakinin dayanağıdır; biri eksik kalırsa zincir kopar.

İrsaliye ve fatura tutarsızlıklarını önlemek

Sevk irsaliyesi ile fatura arasındaki en yaygın tutarsızlık, miktar farkıdır: Araçta gönderilen ile faturalanan miktar uyuşmaz. Bunu önlemek için faturayı irsaliyeden üretmek, yani irsaliye satırlarını faturaya aktarmak ve elle yeniden yazmamak en güvenli yöntemdir. İkinci tutarsızlık, birim fiyat farkıdır: İrsaliyede fiyat bulunmadığı için fatura aşamasında farklı bir fiyat listesi kullanılabilir. Fiyat anlaşmalarının müşteri kartında ya da fiyat listesinde tutulması bu hatayı azaltır. Üçüncü tutarsızlık, tarih farkıdır: İrsaliye tarihi ile fatura tarihi arasında yedi günden fazla fark oluşursa süre aşımı riski doğar.

CariErp'te e-İrsaliye

CariErp'te e-İrsaliye düzenleyebilir, taşıyıcı, sürücü, plaka, dorse ve sevk saati bilgilerini girebilirsiniz. Gelen e-İrsaliyelere tam kabul, kısmi kabul ya da red yanıtı verebilir; isterseniz kabul edilen miktarı stok girişine yansıtabilirsiniz. Birden fazla irsaliyeyi tek faturada birleştirmek de mümkündür. Stok tarafı, depolar arası transfer ve sayım ile birlikte çalıştığı için sevkiyat ve envanter aynı hesapta izlenir. Ayrıntılar için stok sayfamıza bakabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular