e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Farkı: Hangi Durumda Hangisi Kesilir?

e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, belgenin kime kesildiğidir. Alıcınız Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde e-Fatura mükellefi olarak kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse (örneğin bir tüketici ya da e-Fatura'ya geçmemiş bir işletme) e-Arşiv fatura düzenlersiniz. İkisi de yasal olarak kâğıt faturanın yerini alır; ikisi de elektronik ortamda saklanır; fark, belgenin iletilme ve raporlanma biçimindedir.

Bu yazıda iki belge türünün nasıl çalıştığını, hangi durumda hangisinin seçileceğini, ticari ve temel fatura senaryolarını, iptal ve itiraz farklarını ve en sık yapılan hataları adım adım ele alıyoruz. Amaç, faturanızı keserken "bu müşteriye hangisini kesmeliyim?" sorusuna saniyeler içinde cevap verebilmenizdir.

e-Fatura nedir?

e-Fatura, e-Fatura mükellefleri arasında GİB altyapısı üzerinden, standart bir XML formatında (UBL-TR) düzenlenen ve iletilen faturadır. Satıcı faturayı kendi sisteminden ya da özel entegratör aracılığıyla gönderir; fatura GİB'in sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna düşer. Taraflar arasında kâğıt ya da e-posta eki gönderme zorunluluğu kalkar.

e-Fatura'nın dayanağı VUK Genel Tebliğleridir; temel çerçeve 397 sıra numaralı tebliğle başlamış, 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile genişletilmiştir. Kimlerin geçmek zorunda olduğunu e-Fatura zorunluluğu 2026 rehberimizde bulabilirsiniz.

Bir e-Fatura'nın önemli özellikleri şunlardır:

• Gönderen ve alıcı, GİB'in e-Fatura mükellefleri listesinde kayıtlı olmalıdır.
• Fatura her zaman XML formatındadır; insan okuyabilsin diye bir görsel şablon (XSLT) ile birlikte gösterilir.
• Fatura iki senaryodan biriyle gönderilir: temel fatura ya da ticari fatura.
• Gönderim anında GİB sistemi faturayı doğrular, eksik ya da hatalı alan varsa reddeder.

Temel fatura ve ticari fatura farkı

Temel faturada alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul veya reddetmez; fatura kendisine ulaşmış sayılır. Alıcı bir hata görürse kanuni yollarla itiraz eder ya da satıcıdan iade faturası ister. Ticari faturada ise alıcı, faturayı sistem üzerinden belirli bir süre içinde kabul veya reddedebilir. Bu süre içinde yanıt vermezse fatura kabul edilmiş sayılır. Uygulamada ticari faturaya yanıt süresi 8 gündür.

Ticari fatura, özellikle bayi - tedarikçi ilişkilerinde, faturanın kabulünün belgelenmesi gereken durumlarda tercih edilir. İptal ve iade ayrıntıları için e-Fatura iptali ve iade faturası yazısına bakabilirsiniz.

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara (tüketiciler ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmeler) düzenlenen elektronik faturadır. Satıcı faturayı elektronik ortamda düzenler ve arşivler; alıcıya e-posta ile, internet üzerinden bir bağlantıyla ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırır. Fatura GİB'e anlık olarak gitmez; bunun yerine düzenlenen e-Arşiv faturaların bilgileri günlük raporlar halinde GİB'e bildirilir.

e-Arşiv faturanın kâğıt faturadan farkı yalnızca elektronik düzenlenmesi ve saklanmasıdır; hukuki geçerliliği aynıdır. Alıcıya fiziksel çıktı verilmişse bile asıl belge elektronik olandır; çıktı yalnızca bir görüntüdür.

e-Arşiv faturayı düzenlemenin üç yaygın yolu vardır:

• GİB e-Arşiv Portalı. GİB'in ücretsiz sunduğu arayüz üzerinden fatura kesilir. Düşük hacimli işletmeler için uygundur.
• Özel entegratör ya da yazılım. Ön muhasebe ya da ERP yazılımınız üzerinden fatura kesilir, rapor ve saklama otomatik yürür.
• Kendi sisteminiz (özel entegrasyon). Yüksek hacimli kurumlar için; GİB'in onayını gerektirir.

Kime hangi fatura kesilir? Karar akışı

Karar akışı oldukça basittir. Önce alıcının vergi kimlik numarasını (VKN) ya da T.C. kimlik numarasını öğrenirsiniz. Ardından bu numaranın e-Fatura mükellefi olarak kayıtlı olup olmadığını sorgularsınız.

1. 1
   Alıcı e-Fatura mükellefiyse ve siz de e-Fatura mükellefiyseniz: e-Fatura düzenlersiniz.
2. 2
   Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (şahıs, tüketici ya da henüz geçmemiş işletme): e-Arşiv fatura düzenlersiniz.
3. 3
   Alıcının vergi numarası yoksa (nihai tüketici): e-Arşiv fatura düzenlersiniz; T.C. kimlik numarası ya da tüketici için yasal olarak izin verilen genel numarayı kullanırsınız.
4. 4
   İhracat satışı yapıyorsanız: ihracat senaryosuna uygun belge düzenlenir; ayrıntı mali müşavirinizle netleştirilmelidir.

Alıcının mükellef olup olmadığını elle sorgulamak yerine, vergi numarasını yazdığınızda sistemin otomatik kontrol etmesi pratikte çok iş kazandırır. CariErp'te alıcının vergi numarasını girdiğinizde e-Fatura mükellefiyeti sorgulanır ve belge türü buna göre seçilir; sorguyu tek başına denemek isterseniz e-Fatura mükellef sorgulama aracını kullanabilirsiniz.

Karşılaştırma tablosu

Pratik örneklerle farkı görelim

Örnek 1: Bir mobilya atölyesi, vergi numarası olan ve e-Fatura mükellefi bir otele 48.000 TL + KDV değerinde mobilya satıyor. Alıcı e-Fatura mükellefi olduğu için atölye e-Fatura düzenler. Fatura anında otelin posta kutusuna düşer. Otel ticari senaryoyu tercih ettiyse sekiz gün içinde kabul veya ret yanıtı verir.

Örnek 2: Aynı atölye bir bireysel müşteriye 6.000 TL + KDV değerinde sandalye satıyor. Alıcı mükellef değildir; atölye e-Arşiv fatura düzenler ve PDF'i müşteriye e-posta ile gönderir. Fatura bilgileri GİB'e günlük raporla bildirilir.

Örnek 3: Atölye bir esnaf müşteriye satış yaparken vergi numarasını sorguluyor ve esnafın henüz e-Fatura mükellefi olmadığını görüyor. Bu durumda yine e-Arşiv fatura düzenlenir. Birkaç ay sonra esnaf e-Fatura'ya geçerse, o tarihten sonraki satışlar e-Fatura olarak kesilmelidir.

Senaryo tablosu: hangi müşteriye hangi belge?

Aşağıdaki tablo, günlük işlerde sık karşılaşılan alıcı tiplerini ve doğru belge türünü özetler. Kendi müşteri listenizdeki firmaları bu tabloya yerleştirmek, ekibinize bir referans bırakmanın en kolay yoludur.

Kamu kurumlarına kesilen faturalarda ayrıca kamu senaryosunun gerektirdiği ek alanlar bulunabilir; bu tür satışlar yapıyorsanız yazılımınızın ilgili senaryoyu desteklediğini önceden doğrulayın.

e-Arşiv raporlama ve saklama

e-Arşiv faturalar, düzenlendikleri günün sonunda raporlanır. Raporlama yazılımınız tarafından otomatik yapılabilir ya da GİB portalı üzerinden sizin onayınızla ilerler. Raporda yer almayan bir e-Arşiv fatura, GİB tarafından görülmediği için sorun yaratabilir; bu yüzden yazılımınızın raporlama durumunu düzenli kontrol etmeniz gerekir. Faturaların kaç yıl saklanacağı ve denetimde nasıl ibraz edileceği ise faturalar kaç yıl saklanır yazısında anlatılmıştır.

Raporlamanın pratik bir sonucu da şudur: Bir e-Arşiv faturayı düzenleyip alıcıya gönderdikten sonra fark ettiğiniz hatayı düzeltmek, rapor günü geçmeden çok daha kolaydır. Gün sonu kontrol alışkanlığı, iptal ve iade faturası ihtiyacını belirgin biçimde azaltır.

Aynı müşteride belge türü neden değişebilir?

Bir müşteri için dün e-Arşiv, bugün e-Fatura kesmeniz gerekebilir. Çünkü mükellefiyet, müşterinin kendi başvurusu ya da zorunlu geçiş tarihi ile değişir. Örneğin 1 Temmuz'da geçiş yapan bir müşteri, önceki aylarda e-Arşiv ile faturalandırılmış olsa bile Temmuz'dan itibaren e-Fatura ile faturalandırılmalıdır. Geçmişte kesilen e-Arşiv faturalar geçerliliğini korur; bunları yeniden düzenlemenize gerek yoktur.

KDV ve tutar hesabı aynı mı?

Evet. İki belge türünde de KDV hesabı, matrah ve oran mantığı aynıdır. Örnek 1'deki satışta matrah 48.000 TL, KDV oranı %20 ise KDV 9.600 TL, toplam 57.600 TL olur. Örnek 2'de matrah 6.000 TL ve KDV %20 ise KDV 1.200 TL, toplam 7.200 TL'dir. Belge türü değişse de vergisel sonuç değişmez; değişen yalnızca düzenleme ve iletim biçimidir. KDV hesabının ayrıntıları için KDV nasıl hesaplanır yazımıza göz atın.

İptal, itiraz ve iade farkları

İki belge türünde yanlış fatura düzeltme yöntemi birbirinden farklıdır. Bu nedenle faturayı yanlış keserseniz neyi yapabileceğinizi önceden bilmek gerekir.

• e-Fatura: Gönderilmiş bir e-Fatura GİB'in sisteminde "silinemez." Ticari faturada alıcı süresi içinde ret yanıtı verebilir. Temel faturada ise genellikle alıcının noter ya da KEP yoluyla itirazı ve ardından iade faturası düzenlenmesi gündeme gelir.
• e-Arşiv fatura: Faturayı düzenleyen taraf, belirli bir süre içinde iptal edebilir; iptal edilen fatura günlük iptal raporuyla GİB'e bildirilir. Süre geçtikten sonra yine iade faturası düzenlenir.

İptal ve iade sürecinin tüm adımları ayrı bir rehberde ayrıntılı anlatılmaktadır. Fatura düzenleme süreleri ise fatura düzenleme süresi rehberinde ele alınmıştır.

e-Arşiv fatura internet satışında nasıl kullanılır?

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv fatura kullanımı için ek bilgiler gerekir. Fatura üzerinde satışın yapıldığı internet adresi, ödeme yöntemi ve ödeme tarihi gibi bilgiler yer alır; mal bir taşıyıcıyla gönderiliyorsa taşıyıcı bilgisi de belirtilir. Böylece satışın internet üzerinden yapıldığı belgelenmiş olur. Pazaryeri ve kendi site satışlarında hangi belgenin kesileceği ayrıntılı olarak pazaryeri siparişlerini faturalamak yazımızda anlatılıyor.

İrsaliye ve diğer belgelerle ilişkisi

Mal sevkiyatı yapan işletmeler, faturanın yanında sevk irsaliyesi düzenlemek zorunda kalabilir. Fatura e-Fatura ya da e-Arşiv olsa bile, irsaliye ayrı bir belgedir; e-İrsaliye mükellefiyeti ayrıca değerlendirilir. İrsaliye kuralları için e-İrsaliye nedir rehberimize bakın.

Alıcıya fatura nasıl ulaştırılır?

e-Fatura'da ulaştırma işini GİB altyapısı üstlenir; alıcı faturayı kendi posta kutusundan ya da yazılımından görür. e-Arşiv'de ise iletim sorumluluğu satıcıdadır. Alıcı e-posta ile bir PDF görüntüsü alabilir, faturayı bir bağlantıdan indirebilir ya da yüz yüze satışta çıktı alabilir. Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, müşterinin faturayı gerçekten aldığını kayıt altında tutmak, ileride "faturamı almadım" itirazlarının önüne geçer. Özellikle e-posta adresini yanlış yazmak, en yaygın iletim hatasıdır; müşteri kartındaki e-posta adreslerini periyodik olarak doğrulayın.

Alıcı bir işletmeyse ve muhasebecisi faturaya ihtiyaç duyuyorsa, e-Arşiv faturanın PDF görüntüsü yanında faturanın benzersiz numarası (ETTN) da iletilmelidir; çünkü karşı taraf, faturayı GİB kayıtlarıyla eşleştirmek için bu numaraya başvurabilir.

Sık yapılan hatalar

Aşağıdaki hatalar, e-Arşiv ve e-Fatura ayrımında en sık karşılaşılan sorunlardır:

• Mükellefiyeti sorgulamadan fatura kesmek. Alıcı e-Fatura mükellefi iken e-Arşiv düzenlemek, belgenin hatalı türde kesilmesi anlamına gelir ve düzeltme gerektirir.
• Eski sorgu sonucuna güvenmek. Mükellef listesi güncellenir; aylar önceki sorgu sonucuna güvenmeyin.
• Yanlış etiket seçmek. e-Fatura'da alıcının posta kutusu etiketini yanlış seçmek faturanın doğru kişiye ulaşmamasına yol açar.
• e-Arşiv faturayı yalnızca kâğıda basıp saklamak. Asıl olan elektronik belgedir; elektronik arşivi ihmal etmeyin.
• Aynı faturayı hem e-Fatura hem e-Arşiv olarak kesmek. Mükerrer fatura vergi riski yaratır.
• Yıl sonu geçişlerini kaçırmak. Alıcı Temmuz gibi geçiş dönemlerinde mükellef olabilir; şablonları ve varsayılanları güncel tutun.

Mali mühür ve e-imza

Her iki belge türü için de gönderimde imza gerekir. Şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için nitelikli e-imza kullanılır. Mali mühürün nasıl alınacağını, ne kadar geçerli olduğunu ve yenilemeyi mali mühür nedir yazısında anlattık. Kurumsal bilgi için TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi sayfasına (kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr) başvurabilirsiniz.

Muhasebe kaydı açısından fark var mı?

Muhasebe kaydı açısından iki belge arasında fark yoktur: satış faturası ister e-Fatura ister e-Arşiv olsun, alıcı hesabı borçlandırılır, satış ve hesaplanan KDV hesapları alacaklandırılır. Farklılık tamamen belge yönetiminde ortaya çıkar. Örneğin e-Fatura'da gelen belgeler posta kutunuzdan indirilip kabul ya da ret yanıtına bağlanırken, e-Arşiv'de bu tür bir yanıt süreci yoktur. Ay sonunda faturaların eksiksiz aktarıldığını denetlemek için hem e-Fatura hem e-Arşiv listelerini ayrı ayrı gözden geçirin.

Geçiş dönemlerinde belge türü kontrolü

Belge türü kararı, özellikle toplu geçiş tarihlerinin (örneğin Temmuz başı) hemen sonrasında dikkat ister. Müşteri tabanında yüzlerce firma olan bir toptancı, geçiş tarihinden sonra müşterilerinin mükellefiyet durumunu toplu olarak yeniden sorgulamalı ve cari kartlardaki işaretleri güncellemelidir. Aksi halde alışkanlıkla e-Arşiv kesilmeye devam edilen müşteriler için belge türü hatası oluşur. Basit bir yöntem, geçiş tarihini izleyen ilk hafta içinde en çok fatura kesilen 50 müşteriyi sorgulamak ve değişenleri işaretlemektir. Bu kontrol, yüzlerce faturanın yanlış türde kesilip sonradan düzeltilmesinden çok daha az emek ister.

Küçük işletme için karar özeti

Günde birkaç fatura kesen küçük bir işletme için karar ağacı kısadır: Alıcının vergi numarasını sorgulayın; mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenleyin; tüketici ise e-Arşiv ile T.C. kimlik numarası ya da izin verilen genel numarayı kullanın. Belge gönderildikten sonra alıcıya ulaştığından emin olun. Hata fark ederseniz süre geçmeden iptal ya da ret yoluna başvurun. Bu dört adım, çoğu işletmenin günlük ihtiyacını karşılar; ayrıntılar yalnızca ihracat, kamu ve özel senaryolarda devreye girer.

CariErp'te iki belge türü nasıl yönetilir?

CariErp'te hem e-Fatura hem e-Arşiv aynı fatura ekranından düzenlenir. Alıcının vergi numarasını yazdığınızda sistem e-Fatura mükellefiyetini sorgular ve belge türünü buna göre belirler; siz ayrıca seçim yapmak zorunda kalmazsınız. Aynı hesapta e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil makbuzu ve e-Gider pusulası da bulunur. Müşteri kartından ekstreye, ödemelerden tahsilata kadar tüm süreç aynı yerde izlenir. Özellikleri e-Fatura ürün sayfasında bulabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular