Cari Hesap Nedir? Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır, Cari Ekstre Örneği

Cari hesap, bir işletmenin müşterileri, tedarikçileri ve diğer ticari ilişkide bulunduğu taraflarla arasındaki borç ve alacak ilişkisini tek bir hesapta izlediği kayıttır. Her satış, alış, tahsilat, ödeme, iade ve düzeltme bu hesaba işlenir; hesabın bakiyesi o tarafla aranızda kimin kime ne kadar borçlu olduğunu gösterir. Cari hesap takibi, bu hareketleri düzenli kaydetmek, ekstreyi periyodik kontrol etmek ve vadesi gelen alacak ve borçları zamanında yönetmektir.

Bu rehberde cari hesabın ne olduğunu, cari kartta bulunması gereken bilgileri, borç ve alacak mantığını, cari ekstrenin nasıl okunduğunu, muhasebedeki karşılığını (120 Alıcılar, 320 Satıcılar), tahsilat ve ödeme hareketlerini, mahsup ve virman gibi özel işlemleri, Excel ile yazılım arasındaki farkı ve sık yapılan hataları sayısal örneklerle anlatıyoruz. Amacımız, cari hesap takibini kimsenin "bakiyeye bakıp şaşırmadığı" bir düzene oturtmanızdır.

Cari hesap nedir?

"Cari" kelimesi, "güncel, devam eden" anlamına gelir. Cari hesap, devam eden ticari ilişkinin parasal tablosudur. İşletme bir müşteriye vadeli mal sattığında müşteri işletmeye borçlanır; müşteri ödeme yaptığında borç azalır. Aynı şekilde işletme bir tedarikçiden vadeli mal aldığında tedarikçiye borçlanır; ödeme yapıldığında borç kapanır.

Cari hesap iki yönlü çalışır:

• Müşteri cari hesabı (alıcılar): Satış yaptığınız taraflarla ilgilidir. Bakiye genellikle borç yönündedir, yani müşteri size borçludur.
• Tedarikçi cari hesabı (satıcılar): Mal ya da hizmet aldığınız taraflarla ilgilidir. Bakiye genellikle alacak yönündedir, yani siz tedarikçiye borçlusunuz.
• Karma cari hesap: Hem alıcı hem satıcı olduğunuz taraflarla ilgilidir; bakiye, iki yönün net sonucunu gösterir.

Cari hesap sayesinde "bu müşteri bize ne kadar borçlu?", "hangi faturalar ödendi?", "tedarikçiye bu ay ne kadar ödeme yapacağız?" gibi sorulara anında cevap verilebilir. Bu bilgi, nakit akışı planlaması ve tahsilat takibi için temeldir. Tahsilat yönetimi için tahsilat süresini kısaltmanın yolları rehberine, ön muhasebenin genel çerçevesi için ön muhasebe nedir yazısına bakabilirsiniz.

Cari kartta bulunması gereken bilgiler

Her cari hesabın başlangıç noktası cari karttır. Kart ne kadar eksiksiz doldurulursa, fatura kesimi, tahsilat ve mutabakat o kadar sorunsuz ilerler.

Cari kartta vergi numarası girildiğinde alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulamak, fatura türünü doğru seçmek için pratik bir adımdır. Bu konuyu e-Arşiv mi e-Fatura mı yazısında detaylandırdık.

Borç ve alacak mantığı

Cari hesapta her hareket, hesabın borç ya da alacak tarafına yazılır. Müşteri hesabında satış faturası borç (müşterinin borcunu artırır), tahsilat ise alacak (borcu azaltır) olarak işlenir. Tedarikçi hesabında ise alış faturası alacak (sizin borcunuzu artırır), yapılan ödeme borç (borcunuzu azaltır) olarak işlenir.

Aşağıdaki tablo, hareketlerin müşteri ve tedarikçi hesabındaki karşılığını gösterir:

Muhasebede müşteri hesabı genellikle 120 Alıcılar hesabına, tedarikçi hesabı ise 320 Satıcılar hesabına karşılık gelir. Çek ve senet alınırsa 121 Alacak Senetleri, verilirse 321 Borç Senetleri hesapları devreye girer. Çek ve senet takibi için çek ve senet takibi rehberine bakabilirsiniz.

Cari ekstre nasıl okunur?

Cari ekstre, bir cari hesabın belirli bir dönemdeki tüm hareketlerini tarih sırasıyla gösteren dökümdür. Bakiyenin nasıl oluştuğunu görmek ve karşı tarafla mutabakat yapmak için temel belgedir. Bir ekstrede genellikle tarih, belge türü ve numarası, açıklama, borç, alacak ve yürüyen bakiye sütunları bulunur.

Örnek cari ekstre

Bir ambalaj firmasının (A Ambalaj) bir müşterisi (B Market) ile Ekim ayı cari hesabı şöyle olsun:

Ay sonunda B Market'in A Ambalaj'a borcu 18.000 TL'dir. Eğer B Market'in kayıtlarında bu tutar farklıysa, fark hemen ekstre üzerinden satır satır karşılaştırılarak bulunabilir. Bu karşılaştırma süreci resmî olarak yapılırsa mutabakat adını alır; ayrıntı için cari hesap mutabakatı rehberimize bakabilirsiniz.

Ekstre okurken dikkat edilecek noktalar

• Devir bakiyesi: Dönem başındaki bakiye, önceki dönem sonuyla birebir tutmalıdır.
• Vadeli kalemler: Hangi faturaların vadesinin geldiğini ayırın; bakiye toplam borcu gösterir, vadesi geleni değil.
• İade ve düzeltmeler: Bu hareketler asıl faturayla eşleştirilmelidir.
• Avans ve mahsup: Peşin alınan tutarların hangi faturaya mahsup edildiğini kontrol edin.
• Döviz hareketleri: Dövizli cari hesapta bakiye hem döviz hem TL olarak izlenir.

Cari hesap takibi nasıl yapılır?

Düzenli cari hesap takibi, birkaç basit alışkanlığa dayanır. Aşağıdaki adımlar, işletme büyüklüğünden bağımsız olarak uygulanabilir.

1. 1
   Her müşteri ve tedarikçi için cari kart açın. Eksiksiz ve doğru bilgilerle.
2. 2
   Her faturayı cari hesaba işleyin. Satış ve alış faturaları tarihinde kayda girmeli.
3. 3
   Tahsilat ve ödemeleri faturalarla eşleştirin. Hangi ödeme hangi faturayı kapatıyor, net olsun.
4. 4
   Vade günlerini belirleyin. Her müşteri için ödeme süresini yazın ve vadesi gelen kalemleri listeleyin.
5. 5
   Haftalık bakiye kontrolü yapın. En yüksek bakiyeli ilk 10 müşterinin durumuna bakın.
6. 6
   Aylık ekstre gönderin. Müşteriye ekstre göndermek, hataları erken yakalar ve tahsilatı hızlandırır.
7. 7
   Dönemsel mutabakat yapın. Üç ayda bir ya da dönem sonunda karşı tarafla bakiyeleri doğrulayın.
8. 8
   Risk limitini izleyin. Limit aşıldığında yeni satıştan önce ödeme isteyin.

Hesap örneği: vade ve risk limiti

Bir toptancı, müşterisi C Gıda'ya 45 gün vadeyle satış yapıyor ve risk limitini 100.000 TL olarak belirlemiş. Mevcut bakiye 82.000 TL; vadesi geçmiş 20.000 TL var. C Gıda 35.000 TL'lik yeni sipariş istiyor. Satış yapılırsa bakiye 117.000 TL olacak ve limit aşılacaktır. Toptancının üç seçeneği vardır: Siparişi kısmen karşılamak (18.000 TL'ye kadar), vadesi geçen 20.000 TL'nin tahsilini şart koşmak ya da limiti gözden geçirmek. Doğru karar, müşterinin ödeme geçmişine bağlıdır. Böyle bir karar anında hesabın güncel bakiyesini ve vadesi geçen kalemleri görebilmek, cari takibin en değerli çıktısıdır.

Alacak yaşlandırma tablosu

Bakiyenin toplamı kadar önemli bir bilgi de bakiyenin yaşıdır: Alacakların ne kadarı vadesinde, ne kadarı gecikmiş? Yaşlandırma tablosu, alacakları vade geçiş sürelerine göre gruplayan basit bir özettir. Elle de hazırlanabilir; tek gereken, açık faturaların vade tarihleridir.

Tabloyu okumak kolaydır: Toplam alacağınız 123.000 TL; bunun 59.000 TL'si (26.500 + 23.000 + 9.500) vadesini geçmiş durumda ve 9.500 TL'si 60 günü aşmış. Aşırı gecikmiş tutarların toplam alacağa oranı yükseliyorsa tahsilat sürecinizde bir sorun var demektir. D Kafe gibi uzun süredir ödeme yapmayan müşterilerde yeni satışı durdurmak, çek-senet almak ya da hukuki sürece geçmek gibi seçenekler değerlendirilir. Bu adımların ayrıntıları tahsilat odaklı rehberlerde ayrıntılı anlatılır.

Cari hesapta dövizli işlem örneği

Bir ihracatçı, yurt dışı müşterisine 5.000 USD'lik satış yapıyor. Fatura günü kur 30,00 TL ise cari hesaba 150.000 TL borç yazılır. Müşteri ödemeyi 45 gün sonra yaparken kur 32,00 TL olmuşsa, 5.000 USD'nin TL karşılığı 160.000 TL'dir. Cari hesap 150.000 TL borç gösterirken tahsilat 160.000 TL değerinde gelmiştir; aradaki 10.000 TL kur farkı geliri olarak muhasebeleştirilir ve cari hesap kapanır. Kur düşseydi tersine bir kur farkı gideri doğardı. Dövizli cari hesapta bakiyenin hem döviz hem TL bazında izlenmesi, bu farkın nereden geldiğini anlamayı kolaylaştırır.

Mahsup, virman ve avans işlemleri

Cari hesapta her hareket nakit olmayabilir. Aşağıdaki işlemler sık kullanılır:

• Mahsup: Bir cari hesaptaki alacakla borcun birbirinden düşülmesidir. Örneğin hem müşteri hem tedarikçi olan bir firmayla 30.000 TL alacağınız ve 18.000 TL borcunuz varsa, mahsup sonrası 12.000 TL alacağınız kalır.
• Virman: Bir cari hesaptaki bakiyenin başka bir cari hesaba aktarılmasıdır. Örneğin iki şirketin birleşmesi ya da hatalı cari seçimi sonrası düzeltme için kullanılır.
• Avans: Mal ya da hizmet teslim edilmeden alınan veya verilen ödemedir. Avans, cari hesapta ayrı izlenir ve sonraki faturaya mahsup edilir.
• Kur farkı: Dövizli işlemlerde fatura ve ödeme günü kurları arasındaki fark.

Bu işlemler, ekstrede açıklamalı olarak görünmelidir; aksi halde bakiyenin nasıl oluştuğu anlaşılmaz.

Excel mi, yazılım mı?

Küçük işletmeler cari takibe çoğu zaman Excel ile başlar. Excel esnektir; ancak işletme büyüdükçe sınırlarına ulaşır. Aşağıdaki karşılaştırma, ne zaman yazılıma geçmenin mantıklı olduğunu gösterir.

Eğer ayda yüzün üzerinde fatura kesiyor ya da onlarca müşteriyle vadeli çalışıyorsanız, bir yazılıma geçmek hem zaman kazandırır hem hata riskini azaltır.

Sık yapılan hatalar

• Tahsilatı faturayla eşleştirmemek. "Genel avans" olarak bırakılan ödemeler, hangi faturanın ödendiğini belirsiz kılar.
• Cari kartta mükerrer kayıt oluşturmak. Aynı müşteri iki ayrı kartta açılırsa bakiye bölünür.
• İade ve iptalleri geç işlemek. Müşterinin bakiyesi fazla görünür ve yanlış hatırlatma gider.
• Vade takibi yapmamak. Bakiye toplamına bakıp vadesi geçeni ayırmamak, tahsilatı geciktirir.
• Ekstre göndermemek. Karşı taraftaki farklar yılsonuna kadar birikir.
• Dövizli hesapta kur farkını atlamak. TL bakiye gerçeği yansıtmaz.
• Yetkisiz kişilerin cari hareketi düzenlemesine izin vermek. Kayıt değişiklikleri izlenebilir olmalıdır.

İade ve iptallerin kayda nasıl yansıtılacağı için e-Fatura iptali ve iade faturası yazısına göz atabilirsiniz.

Cari hesap takibinde veri güvenliği ve yetkilendirme

Cari hesap kayıtları, işletmenin en hassas verilerinden biridir: Müşterilerin borç durumu, fiyat anlaşmaları, iletişim bilgileri ve vergi numaraları. Bu nedenle kimin hangi kayda erişebileceğini belirlemek önemlidir. Satış temsilcisinin yalnızca kendi müşterilerini görmesi, muhasebe personelinin tahsilat ve ekstre işlemlerini yapabilmesi, ancak silme ve düzeltme yetkisinin sınırlı kişilerde bulunması iyi bir uygulamadır. Her değişikliğin kim tarafından, ne zaman yapıldığının kayıt altına alınması hem iç kontrol hem de olası uyuşmazlıklar açısından gereklidir. Ayrıca kişisel verilerin korunması mevzuatı gereği, müşteri verilerinin yalnızca gerekli amaçlarla ve gerekli süre boyunca saklanması beklenir.

Cari hesap ile e-belge uyumu

Cari kartta tutulan unvan ve vergi numarası, e-Fatura ya da e-Arşiv düzenlerken doğrudan kullanılır. Kartta hatalı bir vergi numarası varsa fatura sisteme gönderilirken hata verir ya da yanlış alıcıya gider. Bu nedenle cari kart açarken vergi numarasının doğruluğunu GİB sorgusuyla teyit etmek, sonradan düzeltmeden çok daha kolaydır. Alıcının e-Fatura mükellefiyet durumu zamanla değişebileceği için, sık fatura kestiğiniz müşterileri periyodik olarak yeniden sorgulamakta yarar vardır. Belge türü kararları için e-Arşiv ve e-Fatura farkını anlatan rehberimize başvurabilirsiniz.

Örnek: yeni müşteriyle ilk satış

Yeni bir müşteri, 90.000 TL + KDV tutarında vadeli sipariş vermek istiyor. İşletme önce cari kartı açar: unvan, vergi numarası, adres ve yetkili kişi bilgileri girilir; vergi numarası sorgulanarak e-Fatura mükellefi olup olmadığı öğrenilir. Ardından 45 gün vade ve 120.000 TL risk limiti tanımlanır. Sipariş, limitin altında kaldığı için onaylanır; fatura kesildiğinde müşteri cari hesabında 108.000 TL borç oluşur. İlk satışta limiti düşük tutup ödeme geçmişi oluştukça yükseltmek, yeni müşteriyle riski yönetmenin sağlıklı yoludur. 45. günde ödeme gelmezse hatırlatma süreci başlar; ödeme gelirse tahsilat faturayla eşleştirilerek hesap kapatılır.

CariErp'te cari hesap takibi

CariErp'te her müşteri ve tedarikçi için cari kart açabilir, faturalarınız ve tahsilatlarınız otomatik olarak cari hesaba işlenir. Cari ekstreyi istediğiniz tarih aralığında görüntüleyebilir, cari ve dönem fatura mutabakatı gönderebilir ve karşı tarafın bağlantıyla yanıtlamasını sağlayabilirsiniz. Müşterilerinize özel bir portal bağlantısı göndererek ekstrelerini ve faturalarını görmelerine, ödeme bağlantısıyla ödeme yapmalarına imkân tanıyabilirsiniz. Vadesi yaklaşan ya da geçen alacaklar için otomatik SMS hatırlatması tanımlayabilir; cari virman ve mahsup işlemlerini de panelden yapabilirsiniz. Banka hesabı hareketleriyle eşleştirme için banka ve kasa sayfasına, cari hesap özelliklerinin tamamı için cari hesap sayfasına göz atabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular