Çek ve Senet Takibi Nasıl Yapılır? Portföy, Ciro ve Vade Rehberi

Çek ve senet takibi, alınan ve verilen çek ile senetlerin (bonoların) portföyde tutulmasını, vade tarihlerinin izlenmesini, ciro, tahsil, iade ve protesto gibi hareketlerin kayda geçirilmesini kapsayan süreçtir. Çek ya da senetle satış yapan bir işletme için bu takip, nakit akışının planlanması ve karşılıksız çıkma riskinin yönetilmesi açısından kritiktir. İyi bir takip düzeni, her çek ya da senet için şu soruların cevabını bilmeyi sağlar: Kimden alındı, tutarı ne kadar, vadesi ne zaman, şu an hangi durumda (portföyde, bankada, ciro edilmiş, tahsil edilmiş, karşılıksız) ve ödemesi gerçekleşmezse ne yapılacak?

Bu rehberde çek ve senet arasındaki farkları, portföy mantığını, ciro ve tahsil işlemlerini, vade takibi ve ortalama vade hesabını, muhasebe kayıtlarını, karşılıksız çek riskini azaltmak için alınacak önlemleri ve sık yapılan hataları sayısal örneklerle anlatıyoruz. Hukuki süre ve yaptırımlar mevzuata dayandığı için, tutar ve süre gerektiren konularda güncel metinlere ve hukuk müşavirinize başvurmanızı öneririz.

Çek ve senet nedir, farkları nelerdir?

Çek ve bono (senet), kıymetli evrak niteliğinde, kambiyo senedi sayılan ödeme araçlarıdır. İkisi de belirli bir tutarın belirli bir tarihte ödeneceğini gösterir; ancak işleyişleri ve hukuki özellikleri farklıdır.

Her iki araç da ciro yoluyla devredilebilir (ciro edilebilir). Ciro edilen çek ya da senetten, bütün ciranta ve borçlular sorumlu olabilir; bu özellik, alacaklıya ek güvence sağlar ve tahsilat riskini dağıtır. Güvence zincirinin nasıl oluştuğunu, ciro silsilesini dikkatle kontrol etmek bu yüzden önemlidir.

Çek ve senet portföyü nedir?

Portföy, işletmenin elinde bulunan ve henüz tahsil edilmemiş, ciro edilmemiş ya da iade edilmemiş çek ve senetlerin toplamıdır. Portföyün düzenli kaydı, işletmenin gelecekte tahsil edeceği tutarı ve hangi tarihlerde nakit girişi olacağını gösterir.

Her çek ya da senet için portföy kaydında şu bilgiler yer almalıdır:

• Evrak türü (çek, senet), numarası ve seri bilgisi
• Düzenleyen (keşideci/borçlu) ve ciro silsilesi
• Tutar ve para birimi
• Düzenleme tarihi ve vade tarihi
• Banka ve şube (çekler için), hesap numarası
• Alındığı müşteri ve ilgili fatura
• Güncel durum (portföyde, bankaya tahsile verildi, ciro edildi, tahsil edildi, iade edildi, karşılıksız)
• Varsa teminat, protesto ve icra bilgileri

Portföy durumları ve hareketler

Bir çek ya da senet yaşam döngüsünde farklı durumlardan geçer:

Durum değişikliklerinin tarih ve açıklamayla kaydedilmesi, ileride denetim ve uyuşmazlıklarda büyük kolaylık sağlar.

Vade takibi ve takvim

Çek ve senet takibinin kalbi vade takvimidir. Hangi tarihte ne kadar tahsilat bekleneceğini bilmek, nakit planlamasının temelidir. Takvimi günlük ve haftalık olarak şu şekilde izleyebilirsiniz:

• Bu hafta vadesi gelenler: Bankaya verilecek ya da tahsil edilecek çekler.
• Önümüzdeki 30 gün: Nakit planlamasında dikkate alınacak girişler.
• Gecikmiş çekler: Vadesi geçmiş ancak tahsil edilmemiş evraklar.
• Ciro edilenler: Tedarikçiye verilen ve henüz tahsil edilmemiş olanlar.

Ortalama vade hesabı

Portföyün ortalama vadesi, ağırlıklı ortalama yöntemiyle hesaplanır ve portföyün nakde dönüşmesinin ne kadar süreceğini gösterir.

Örnek: Üç çekten oluşan portföy:

Ortalama vade = 4.050.000 ÷ 100.000 = 40,5 gündür. Yani portföyün tamamı ortalama 40,5 günde nakde dönüşecektir. Bu bilgi, ödeme takviminiz ve kredi ihtiyacınızla karşılaştırıldığında, kısa vadeli finansman gerekip gerekmediğini gösterir. Nakit planlaması için nakit akışı yönetimi rehberine bakabilirsiniz.

Ciro ve tahsil işlemleri

Ciro, bir çek ya da senedin arkasına imza atılarak başkasına devredilmesidir. İşletmeler çoğunlukla aldıkları çekleri tedarikçilerine ciro ederek ödeme yapar; bu, nakit çıkışını erteler ve portföyü verimli kullanır.

Ciro yaparken dikkat edilecekler:

1. 1
   Ciro silsilesi kesintisiz olmalı; her ciranta imzası ve yetkisi kontrol edilmelidir.
2. 2
   Ciro edilen evraktan kendinizin de sorumlu olabileceğini unutmayın. Evrak karşılıksız çıkarsa, ciro ettiğiniz taraf size başvurabilir.
3. 3
   Ciro edilen çekin tutarı ve vadesi, ödemenin tutarı ve vadesiyle uyumlu olmalıdır.
4. 4
   Ciro bilgisini, kimin ne zaman devraldığını kayda geçirin.

Tahsil işlemi

Vadesi gelen çek bankaya ibraz edilerek tahsil edilir. Senetler ise vadesinde borçlunun ödemesiyle ya da bankaya tahsile verilerek kapanır. Tahsil edildiğinde portföy kaydı kapatılır, banka ya da kasa hesabına giriş yapılır ve ilgili müşteri cari hesabında alacak kaydı oluşur. Banka hareketleriyle eşleştirme, tahsilatın doğru faturaya işlenmesini sağlar. Çek ya da senedin cari hesaba etkisini görmek için cari hesap nedir yazısındaki ekstre örneğine bakabilirsiniz.

Tahsile verme ve iskonto maliyeti

Vadesini beklemek istemeyen işletme, çek ya da senedi bankaya iskontoya verebilir. Banka, vadeye kadarki faizi düşerek kalan tutarı peşin öder. Örnek: 100.000 TL'lik çek, vadeye 45 gün kala yıllık %48 faizle iskontoya verilirse iskonto tutarı yaklaşık 100.000 × 0,48 × 45 ÷ 365 ≈ 5.918 TL'dir; işletme yaklaşık 94.082 TL alır (komisyonlar hariç). Bu maliyetin, nakde hemen ihtiyaç duymanın getirisiyle karşılaştırılması gerekir.

Muhasebe kayıtları

Çek ve senetler, bilançoda ayrı hesaplarda izlenir. Genel çerçeve şöyledir (ayrıntı için mali müşavirinize danışın):

Bu kayıtlar genel muhasebenin konusudur; ön muhasebe programı portföy, vade ve durum bilgilerini düzenler ve mali müşavirin kaydı doğru yapmasını kolaylaştırır. Ön muhasebe ile genel muhasebe farkı için ön muhasebe nedir yazısına bakabilirsiniz.

Karşılıksız çek riski ve alınacak önlemler

Karşılıksız çek, bankada çek hesabında yeterli bakiye olmadığı için ibraz süresi içinde ödenmeyen çektir. İşletmeler için en büyük çek riski budur. Çek Kanunu, karşılıksız çek düzenleyen hesap sahipleri için yaptırımlar öngörür; ancak yaptırım uygulanması, alacağınızın tahsil edileceği anlamına gelmez. Bu nedenle önlem almak, sonradan peşinden koşmaktan çok daha etkilidir.

Karşılıksız çek riskini azaltmak için şu önlemleri uygulayın:

1. 1
   Müşteriyi tanıyın. Ödeme geçmişi, ticari itibarı ve sektördeki konumunu araştırın. Yeni müşteriden büyük tutarlı çek almadan önce küçük işlemlerle denemek mantıklıdır.
2. 2
   Çek sahibini kontrol edin. Çekin düzenleyicisi ile satış yaptığınız müşteri aynı değilse, ciro zincirini ve çekin gerçek sahibini sorgulayın.
3. 3
   Banka ve şubeyi değerlendirin. Çekin bankası ve şubesi, tahsilat kolaylığını etkiler.
4. 4
   Vadeyi sınırlı tutun. Vade uzadıkça risk artar; çok uzun vadeli çeklerde ek teminat isteyin.
5. 5
   Çekleri portföyde tek tek izleyin. Vadesi geldiğinde ibraz süresini kaçırmayın.
6. 6
   Ciro silsilesini ve imzaları kontrol edin. Eksik ya da hatalı cirolar tahsilatı güçleştirir.
7. 7
   Teminat alın. Büyük tutarlarda şahsi kefalet, ipotek ya da banka teminat mektubu düşünün.
8. 8
   Risk limiti belirleyin. Müşteri başına azami çek ve senet tutarını sınırlayın; limit aşımında ek teminat ya da peşin ödeme isteyin.

Çek ödenmezse ne yapılır?

Çek karşılıksız çıktığında ya da senet vadesinde ödenmediğinde izlenecek yol şu adımları içerir: Önce bankanın düzenlediği belge (karşılıksızdır işlemi) ya da protesto belgesi alınır; sonra borçlu ile görüşülerek ödeme planı yapılabilir; anlaşma sağlanamazsa kambiyo senetlerine özgü icra takibi başlatılabilir. Süreçte kimin hangi aşamada sorumlu olduğu, ciro silsilesindeki tüm taraflara başvuru hakkı ve zamanaşımı süreleri önem taşır. Bu aşamada hukuk müşavirinize başvurun; süre aşımı alacağınızı kaybettirebilir.

Örnek: karşılıksız çek sonrası alacak yönetimi

Bir toptancı, müşterisinden 150.000 TL'lik, vadesi 15 Kasım olan bir çek almış ve bunu 20 Ekim'de bir tedarikçisine ciro etmiştir. Çek vadesinde karşılıksız çıkar. Tedarikçi, çeki ciro eden toptancıya başvurur. Toptancı bu durumda tedarikçiye ödemeyi başka bir yolla yapar ve çeki geri alır. Ardından müşterisine karşı yasal haklarını kullanır. Eğer toptancı ciro silsilesini ve müşteri sicilini kontrol etmemişse, hem tedarikçisine ödeme yapmak hem de müşterisinden tahsilat peşinde koşmak zorunda kalır. Bu örnek, çek alırken kontrolün, çek karşılıksız çıktıktan sonra yapılacak işlemlerden çok daha ucuz olduğunu gösterir.

Çek ve senet takibinde sık yapılan hatalar

• Çekleri portföyde sadece tutar olarak izlemek. Vade, ciro silsilesi ve durum bilgileri olmadan portföy kontrolden çıkar.
• Vadeyi kaçırmak. İbraz süresi geçen çekte hak kaybı yaşanır.
• Ciro edilen çekin takibini bırakmak. Ciro edilen çek karşılıksız çıkarsa size başvurulabilir.
• Çekin tahsilini cari hesaba yansıtmamak. Müşteri hesabı gerçek durumu göstermez.
• Risk limiti koymamak. Tek müşteriye aşırı çek bağımlılığı riskleri büyütür.
• Kâğıt arşivi tutmamak. Çek ve senet kopyalarını, tahsil belgelerini düzenli saklayın; saklama süreleri için faturalar kaç yıl saklanır yazısına bakın.
• Mutabakatı çek ve senetsiz yapmak. Cari mutabakatta portföydeki evrak da belirtilmelidir; ayrıntı için cari hesap mutabakatı rehberine göz atın.

Çek ve senet takibi için haftalık rutin

Çek ve senet portföyü olan bir işletmede küçük bir haftalık rutin, büyük kayıpları önler. Pazartesi günü önümüzdeki 7 gün içinde vadesi gelen çek ve senetlerin listesini çıkarın ve bankaya ibraz edilecekleri ayırın. Salı günü ciro edilen ve tedarikçiye verilen çeklerin durumunu kontrol edin; tedarikçi tahsil etti mi, çek hâlâ dolaşımda mı? Çarşamba günü karşılıksız çıkan ya da ödenmeyen evrak varsa ilgili müşteriyle görüşün ve gerekli hukuki adımları başlatın. Perşembe günü portföydeki toplam tutarı, ortalama vadeyi ve yaklaşan vadeleri nakit planıyla karşılaştırın. Cuma günü ayın kalan günlerinde beklenen tahsilatları güncelleyin.

Örnek: portföy raporu nasıl okunur?

Bir işletmenin portföyünde 14 çek ve 6 senet olduğunu düşünelim; toplam tutar 1.250.000 TL'dir. Bunun 420.000 TL'si önümüzdeki 30 gün içinde, 510.000 TL'si 31-60 gün arasında, 320.000 TL'si 60 günden uzun vadelidir. Bu dağılım, nakit planı için üç bilgi verir: Önümüzdeki ay beklenen çek tahsilatı yaklaşık 420.000 TL'dir; 60 günü aşan vadeli evrak toplamın yaklaşık %26'sıdır ve bunlar daha yüksek risk taşır; portföyün ortalama vadesi 45 günün üzerindeyse tedarikçi ödemeleriyle uyum yeniden gözden geçirilmelidir. Tek bir müşteriden gelen evrakın toplamdaki payı %30'u aşıyorsa yoğunlaşma riski vardır ve o müşteriye yeni vadeli satışta daha temkinli olmak gerekir.

Çek ve senetle çalışırken sözleşme ve teminat

Çek ve senet, tahsilat güvencesini artıran araçlardır; ancak tek başına yeterli değildir. Büyük tutarlı satışlarda sözleşme ile birlikte kefalet, teminat mektubu ya da ipotek gibi ek güvence düşünmek mantıklıdır. Teminat alınacaksa teminatın türü, tutarı ve süresi sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Ayrıca çek ve senedin hangi fatura ya da sipariş için alındığı kayıt altında tutulursa, ileride ihtilaf çıktığında ticari ilişkinin ispatı kolaylaşır. Evrakın arkasına ya da ayrı bir kayda fatura numarasının yazılması, portföy ile cari hesabın eşleşmesini sağlar.

CariErp'te çek ve senet portföyü

CariErp'te çek ve senetlerinizi portföyde kaydedebilir, tahsil, ciro ve iade gibi hareketleri işleyebilir, vade takviminde hangi tarihte ne kadar tahsilat ve ödeme olacağını görebilirsiniz. Tahsil edilen evrak banka ya da kasa hesabına ve cari hesaba yansır; banka ekstresini içe aktarıp hareketleri eşleştirebilirsiniz. Nakit pusulası, önümüzdeki 30 günlük tahsilat ve ödeme görünümünü gösterir. Hesap ve hareketleri için banka ve kasa sayfasına, müşteri bazlı bakiye için cari hesap sayfasına göz atabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular