Proforma Fatura Nedir, Nasıl Düzenlenir? Teklif ve Fatura Farkı

Proforma fatura, satıcının henüz mal ya da hizmeti teslim etmeden önce alıcıya gönderdiği, fiyat ve şartları gösteren ön belgedir. Vergi mevzuatı açısından gerçek bir fatura değildir: mali değeri yoktur, KDV doğurmaz, muhasebe kaydına konu olmaz ve beyannamelere yansımaz. Tek amacı alıcıya "bu ürünü bu fiyata ve bu şartlarla sunacağım" demektir; alıcı da bu belgeye dayanarak ödeme, banka işlemi ya da ithalat izni gibi ön işlemlerini yürütür.

Bu yazıda proforma faturanın ne işe yaradığını, hangi bilgileri içermesi gerektiğini, hukuki niteliğini, fiyat teklifi ve sipariş formuyla farkını, ihracat ve ithalattaki kullanımını ve en sık yapılan hataları örneklerle anlatıyoruz. Hesap örneklerinde güncel KDV oranlarını kullandık; oranlar değişirse örnekleri kendi faturanıza göre uyarlayın.

Proforma fatura nedir?

"Proforma" Latince kökenli bir ifadedir ve "biçim gereği" anlamına gelir. Ticarette proforma fatura, gerçek bir fatura gibi görünen ancak vergisel sonuç doğurmayan bir belgedir. Satıcı, ürün adı, miktar, birim fiyat, toplam tutar, para birimi, teslim şartı ve ödeme koşullarını içeren bir belge hazırlar; alıcı bu belgeyi inceler ve onaylarsa sipariş vermiş olur.

Proforma faturanın temel özellikleri şunlardır:

• Mali değeri yoktur. Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesinde tanımlanan fatura değildir; satışın gerçekleştiğini kanıtlamaz.
• KDV doğurmaz. Üzerinde KDV tutarı gösterilse bile bu bir bilgilendirmedir; KDV beyannamesine girmez, indirim konusu yapılamaz.
• Muhasebe kaydı gerektirmez. Satıcı bir alacak, alıcı bir borç kaydı açmaz.
• Bağlayıcılığı sınırlıdır. Belge üzerinde belirtilen geçerlilik süresi içinde fiyat taahhüdü oluşturabilir; ancak tek başına satış sözleşmesi yerine geçmez.
• Üzerinde açıkça belirtilmelidir. Belge, "Proforma fatura - mali değeri yoktur" ya da benzeri bir ifadeyle gerçek faturadan ayrılmalıdır.

Proforma fatura ne zaman düzenlenir?

Proforma fatura, alıcının satın alma kararı vermeden ya da ödeme yapmadan önce yazılı bir belgeye ihtiyaç duyduğu durumlarda kullanılır. En yaygın kullanım alanları şunlardır:

1. 1
   İhracat ve ithalat işlemleri. Gümrük, akreditif açılışı, döviz transferi ya da ithalat izni gibi işlemlerde alıcının bankasına ve resmî makamlara belge sunulması gerekir. Henüz mal sevk edilmediği için gerçek fatura yoktur; proforma bu boşluğu doldurur.
2. 2
   Peşin ödeme veya ön ödeme talepleri. Satıcı, ürünü hazırlamadan önce ödeme almak istediğinde alıcının muhasebesi ödeme talimatı için belge ister.
3. 3
   Üretim ve özel sipariş işleri. Mobilya, tekstil, makine gibi üretilen ürünlerde alıcı, fiyat ve şartları görmeden sipariş vermek istemez.
4. 4
   İhale ve satın alma süreçleri. Kurumlar bütçe onayı için fiyat belgesine ihtiyaç duyar.
5. 5
   Fuar ve toptan satış görüşmeleri. Alıcı, hesaplı bir toplam görmek ister.

Proformanın düzenlenmesi zorunlu değildir; ticari bir uygulamadır. Ancak ihracat gibi alanlarda alıcı bankasının talep etmesi nedeniyle fiilen gereklidir.

Proforma faturada bulunması gereken bilgiler

Proforma fatura için kanunda şekil şartı yoktur; yine de gerçek faturaya benzer, eksiksiz ve profesyonel bir yapı kullanmak yanlış anlaşılmaları önler. Önerilen içerik şöyledir:

Banka hesap bilgileri ve IBAN'ın yer alması, alıcının ödemeyi doğru hesaba yapmasını sağlar. İhracatta ayrıca menşe ülke, ürün GTİP kodu ve ağırlık gibi bilgiler gümrük işlemlerini kolaylaştırır.

Hesap örneği

Bir makine üreticisi, yurt içindeki bir müşterisine CNC tezgâh parçaları için proforma düzenliyor. Satırlar şöyledir:

KDV hariç toplam 55.500 TL'dir. Genel KDV oranı %20 ise KDV 11.100 TL, genel toplam 66.600 TL olur. Müşteri bu belgeyle ödeme talimatı verir. Ödeme yapıldıktan ve mal teslim edildikten sonra satıcı, gerçek e-Fatura ya da e-Arşiv faturayı düzenler; proformadaki tutarlar aynı kalıyorsa gerçek fatura da 55.500 TL matrah ve 11.100 TL KDV içerir. Proformada yazılan KDV ile gerçek faturadaki KDV'nin birebir örtüşmesi iyi bir uygulamadır; farklılık varsa nedenini alıcıya açıklayın.

Toplamı hesaplarken KDV'nin nasıl bulunduğunu hatırlamak için KDV nasıl hesaplanır yazımıza göz atabilirsiniz.

Proforma fatura ile fiyat teklifi, sipariş formu ve fatura arasındaki farklar

Pratikte bu dört belge sık karıştırılır. Aşağıdaki tablo farkları özetler:

Kısaca: Teklif "bu fiyata satabilirim" der. Proforma, teklifin faturaya benzeyen ve ödeme işlemlerinde kullanılabilen halidir. Sipariş formu alıcının "alıyorum" demesidir. Fatura ise satışın gerçekleştiğinin ve verginin doğduğunun belgesidir. Fatura düzenleme sürelerini fatura düzenleme süresi yazısında ayrıntılı ele aldık.

Proforma tutarı ile fatura tutarı farklı çıkarsa

Üretim ve ihracat işlerinde nihai miktar, nakliye ya da kur farkı nedeniyle proforma tutarından sapabilir. Bu durumda gerçek fatura, fiilî duruma göre düzenlenir. Sapmanın nedenini alıcıya yazılı bildirmek hem ticari ilişki hem de alıcının banka işlemleri açısından önemlidir. Dövizli işlemlerde proformada belirtilen kurun ya da kur belirleme yönteminin açıkça yazılması, faturalama sırasındaki tartışmaları azaltır.

Proforma fatura ile ödeme alınırsa ne olur?

Alıcı proformaya dayanarak ön ödeme yaptığında hukuki sonuçlar dikkat gerektirir. Ödeme alınması, mal ya da hizmetin teslim edildiği anlamına gelmez; ancak kazanılan tutar için fatura düzenleme zamanı ve KDV'nin doğuşu önem kazanır. KDV Kanunu'nun 10. maddesine göre mal teslimi ya da hizmet ifasından önce fatura düzenlenirse, fatura ile kapsanan kısım için vergiyi doğuran olay gerçekleşebilir. Bu nedenle ön ödeme aldığınızda avans mı alıyorsunuz, yoksa faturayı mı kesiyorsunuz sorusunu mali müşavirinizle netleştirin.

Muhasebe açısından alınan ön ödeme, sipariş avansı olarak kaydedilir ve mal teslim edildiğinde fatura ile mahsup edilir. Cari hesap üzerinden bu mahsubu izlemek için cari hesap nedir yazımızdaki ekstre mantığını inceleyebilirsiniz.

Dövizli proforma örneği

Bir tekstil ihracatçısı, Almanya'daki bir alıcıya 2.000 adet pamuklu havlu için proforma gönderiyor. Birim fiyat 4,50 EUR, teslim şekli FOB İstanbul olsun. Toplam tutar 2.000 × 4,50 = 9.000 EUR'dur. İhracatta KDV uygulanmadığı için (KDV Kanunu'nun ihracat istisnası) proformada KDV satırı sıfır gösterilir ve istisna nedeni açıkça belirtilir. Alıcı bu belgeye dayanarak bankasından 9.000 EUR'luk transferi başlatır. Gerçek fatura düzenlenirken kur, belge tarihindeki yöntemle belirlenir ve fatura tutarının TL karşılığı muhasebeye bu kurla yansır. Proformada "ödeme, siparişin onayından sonra 5 iş günü içinde yapılacaktır" gibi bir ifade, tahsilat takvimini netleştirir.

Bu örnekte iki dikkat noktası vardır. Birincisi, proformadaki GTİP kodunun ve menşe bilgisinin gümrük beyannamesiyle uyumlu olması gerekir. İkincisi, sevkiyat öncesi miktar değişirse proforma güncellenmeli ve alıcıdan yeniden onay alınmalıdır; aksi halde banka transferi ile fatura tutarı arasında fark çıkar.

Proformanın muhasebesi ve denetimde görünüşü

Proforma faturalar için muhasebe kaydı açılmaz; ancak ticari yazışma olarak saklanmaları önerilir. Vergi incelemesinde proforma doğrudan ibraz edilecek bir belge değildir, fakat özellikle ön ödeme ve avans işlemlerinde işlemin ticari gerekçesini ve zamanlamasını açıklamak için destekleyici belge işlevi görebilir. Bu nedenle proformaları sipariş numarasıyla birlikte arşivlemek, hem sipariş takibini hem de olası bir uyuşmazlıkta ispatı kolaylaştırır. Belgelerin ne kadar süre saklanacağı konusunda faturalar kaç yıl saklanır yazısına başvurabilirsiniz.

İhracat ve ithalatta proforma fatura

Dış ticarette proforma fatura, çoğu zaman akreditif veya peşin ödeme işleminin ön koşuludur. İhracatçı proformayı yabancı alıcıya gönderir; alıcı bankasına başvurarak transferi ya da akreditifi başlatır. İthalatçı ise yurt dışındaki satıcıdan aldığı proformayı bankaya ve gerektiğinde ithalat izni için ilgili kuruma sunar.

İhracat proformasında şu alanlar özellikle önemlidir:

• Ürün tanımı, GTİP kodu ve menşe ülke
• Teslim şekli (Incoterms): EXW, FCA, FOB, CIF, DAP gibi
• Para birimi ve ödeme şekli
• Ağırlık, koli sayısı ve paketleme bilgisi
• Satıcı ve alıcının banka bilgileri (IBAN, SWIFT)

İhracat için gerçek fatura düzenlerken ise ihracat senaryosuna uygun e-Fatura ya da belge türü gerekir. Hangi belgenin ne zaman düzenleneceği için e-Arşiv ile e-Fatura farkı rehberini okuyabilirsiniz.

Proforma fatura nasıl hazırlanır? Adım adım

1. 1
   Müşteri bilgilerini toplayın. Unvan, adres, vergi numarası ve iletişim bilgilerini doğrulayın.
2. 2
   Ürün satırlarını girin. Miktar, birim ve birim fiyatı belirleyin; indirim varsa ayrı satırda gösterin.
3. 3
   KDV oranını belirleyin. Her ürün için uygun oranı seçin ve KDV tutarını bilgi amaçlı gösterin.
4. 4
   Şartları yazın. Geçerlilik süresi, teslim süresi, teslim şekli, ödeme koşulları ve banka bilgilerini ekleyin.
5. 5
   "Mali değeri yoktur" notunu ekleyin. Belgenin proforma olduğu açıkça görülmelidir.
6. 6
   Alıcıya iletin ve onayı kayda alın. E-posta ile gönderin; alıcının onay yanıtını saklayın.
7. 7
   Teslimden sonra gerçek faturayı düzenleyin. Proforma numarasını fatura açıklamasında referans olarak belirtmek takip kolaylığı sağlar.

Hazırlarken sık yapılan hatalar

• Proformayı e-Fatura olarak göndermek. Gerçek fatura sayılır ve vergi doğurur.
• Geçerlilik süresi yazmamak. Fiyatın süresiz bağlayıcı olduğu izlenimi doğar; özellikle döviz ve hammadde fiyatı oynak dönemlerde risklidir.
• KDV'yi atlamak. Alıcı toplam tutarı yanlış anlayabilir.
• Banka bilgilerini eski bırakmak. Yanlış IBAN'a yapılan ödeme tahsilatı geciktirir.
• Numara sırasını takip etmemek. Hangi proformanın hangi faturaya dönüştüğünü izlemek zorlaşır.

Proforma düzenlerken uyulacak iyi uygulamalar

Proformayı sıradan bir PDF olmaktan çıkarıp ticari ilişkiyi güçlendiren bir belgeye dönüştürmek mümkündür. Şu uygulamalar pratikte işe yarar:

• Tek numara sistemi kullanın. Proforma, sipariş ve fatura numaralarını birbirine referans verecek şekilde (örneğin PRF-2026-0142 ve FTR-2026-0310 gibi) eşleştirin.
• Geçerlilik tarihi koyun. "Bu teklif 15 gün geçerlidir" gibi net bir ifade, fiyat güncellemelerini meşrulaştırır.
• İndirimleri ayrı satırda gösterin. Alıcı, liste fiyatı ile uyguladığınız indirimi görmek ister.
• Ödeme sonrası süreci yazın. "Ödemenin hesaba geçmesinden sonra 3 iş günü içinde sevk edilir" gibi cümle beklentiyi netleştirir.
• Dövizli işlemlerde kur kuralını belirtin. Kur, ödeme günü TCMB satış kuru gibi açık bir yöntemle tanımlanmalıdır.
• Alıcının onayını kayıt altına alın. Proformayı kabul eden e-postayı sipariş dosyasına ekleyin.

Bu alışkanlıklar, hem satıcıyı hem alıcıyı korur ve gerçek faturaya geçişte sürpriz farklar çıkmasını önler.

Proforma yerine ne zaman doğrudan fatura düzenlenmeli?

Proforma yalnızca henüz gerçekleşmemiş bir satış için kullanılır. Mal teslim edildiyse ya da hizmet verildiyse proforma değil, gerçek fatura düzenlenmelidir; teslimden sonra proforma göndermek, satışın faturasız kalması riskini doğurur. Benzer şekilde, alıcı e-Fatura mükellefi olup resmî belge bekliyorsa, proformayı fatura yerine kullanmak alıcının muhasebesinde sorun çıkarır. Peşin ödeme alınıp mal teslim edildiyse fatura hemen düzenlenir ve 7 günlük süre kuralı dikkate alınır. Kısacası proforma bir ön belgedir; satışın gerçekleştiği anda yerini faturaya bırakmalıdır.

Proforma, sipariş onayı ve sözleşme zinciri

Büyük işlerde belgeler genellikle şu sırayla ilerler: Önce fiyat teklifi, sonra alıcının onayı, ardından proforma (ödeme ya da banka işlemi için), sonra sipariş onayı ve sözleşme, mal teslimi ve irsaliye, en sonunda fatura ve tahsilat. Zincirdeki her belge bir öncekine referans vermelidir: Proformada teklif numarası, faturada proforma ve sipariş numarası yazılırsa süreç baştan sona izlenebilir. Bu referans zinciri, hem alıcı hem satıcı muhasebesi için eşleştirmeyi kolaylaştırır ve olası uyuşmazlıklarda belge sırasını kanıtlar.

Dijital ortamda proforma göndermek

Proforma çoğunlukla PDF olarak e-posta ile gönderilir. Gönderirken dosya adında firma adı ve proforma numarasını kullanın (örneğin PRF-2026-0142_Firma.pdf); e-posta gövdesine geçerlilik tarihini ve ödeme koşullarını yazın; alıcıdan onayı yazılı olarak isteyin. Belgeyi değiştirilemeyecek biçimde PDF olarak göndermek ve düzenlenebilir dosya göndermemek, sonradan "tutarlar değişmiş" tartışmasını önler. Alıcı bankası belgeyi imzalı ya da kaşeli isteyebilir; bu durumda şirket yetkilisinin imzasını ekleyin.

CariErp'te teklif ve fatura akışı

CariErp'te panelde ayrı bir "proforma" aşaması yoktur; bunun yerine müşterinize fiyat ve şartları içeren bir teklif oluşturabilir, tekliflerinizi teklif listesinden durumlarıyla takip edebilirsiniz. Onaylanan satışın faturasını daha sonra e-Fatura ya da e-Arşiv olarak düzenlersiniz; belge türü, alıcının vergi numarasına göre belirlenir. Ödeme takibi ve müşteri ekstresi aynı hesapta tutulduğu için avans ve mahsup işlemlerini cari hesap üzerinden görebilirsiniz. Ayrıntılar için cari hesap özelliklerine bakabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular