Her fatura numarası bir seriden alınır. e-Fatura ve e-Arşiv numarası 16 karakterdir: 3 karakter seri, 4 hane yıl ve 9 hane sıra numarası. Örnek: LHT2026000000084. Seriler Ayarlar › Numara serileri ekranında yönetilir.
Başlamadan önce
- Hangi belge türleri için ayrı seri isteyeceğinizi düşünün (örneğin mağaza satışları için ayrı e-Arşiv serisi).
- Seri ön ekinin sonradan değiştirilemediğini unutmayın.
1Mevcut serilere bakın
Ekranın üstünde GİB numara kuralı yazar. Belge serileri kartı her serinin ön ekini, belge türünü, biçim örneğini, son numarasını, varsayılan olup olmadığını ve durumunu gösterir. Sağ üstteki Yıl düğmesi hangi yılın serilerine bakacağınızı seçer.
Her satırın sonundaki üç nokta menüsünde şunlar vardır:
- Varsayılan yap: o türdeki belgelerde seri kendiliğinden seçilir.
- Pasife al ve Aktifleştir: seriyi kullanıma kapatır ya da açar.
- Sil: kullanılmamış seriyi siler. Numara almış bir seri silinmez, pasife alınır.
2Yeni seri tanımlayın
Yeni seri düğmesi sizi Yeni seri tanımlama kartına götürür. Seri ön ekini üç büyük harf ya da rakam olarak yazın (örneğin LHB). Belge türünü seçin; Şube ve Başlangıç numarası isteğe bağlıdır, Kullanım alanına serinin ne için kullanıldığını yazarsınız. Kartın altındaki İlk belge numarası satırı numaranın nasıl çıkacağını gösterir. Seriyi oluştur'a tıklayın.
Yanındaki Otomatik seçim kuralları kartı fatura kesilirken hangi serinin seçileceğini belirler: alıcı e-Fatura kayıtlıysa, kayıtsızsa ya da pazaryeriyse, POS ve mağazadaysa, KAMU senaryosunda ve sevkiyatta. Her satırdan seriyi değiştirebilirsiniz. Yeni yılda serileri kendiliğinden 1'den başlat kutusu yıl başında numaraları sıfırlar.
3Seri kurallarını ayarlayın
Seri kuralları kartında üç ayar vardır:
- Belge türü başına en fazla seri: 1 ile 5 arasında bir sınır. Pasif seriler sayılmaz.
- Son 7 gün kuralı: fatura tarihi bugünden en fazla 7 gün geriye alınabilir ve aynı serideki son faturanın tarihinden önce olamaz.
- Matbu (kâğıt) numara takibi: kâğıt koçanlardaki numaralar elle girilir; atlanan ya da tekrar eden numara uyarı verir.
Sık sorulanlar
Hayır. Ekran bunu açıkça belirtir. Yanlış tanımladıysanız seriyi kullanmadan silip doğrusunu açın.
Hayır. Ekran, e-Fatura ve e-Arşiv sıra numarasının yıl içinde kesintisiz ilerlediğini, atlanamayacağını ve geri alınamayacağını belirtir.
Zorunlu değildir. Çok seri mali müşavirin ardışıklık kontrolünü zorlaştırır; bu yüzden ekran belge türü başına seri sayısını sınırlar.