e-SMM Nedir? Kimler Zorunlu, Stopaj ve KDV Hesabı Örneği

e-SMM, yani e-Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek erbaplarının (avukat, mali müşavir, doktor, mimar, mühendis, danışman, sanatçı gibi) verdikleri hizmetin bedelini elektronik ortamda belgelendirdikleri makbuzdur. Kâğıt serbest meslek makbuzunun yerini alır; makbuz üzerinde hizmet bedeli (brüt tutar), KDV ve gerekiyorsa gelir vergisi stopajı ayrı ayrı gösterilir. Stopaj ve KDV hesabı için temel kural şudur: Brüt tutarın %20'si KDV, %20'si stopaj olarak hesaplanır; müşteriden tahsil edilen net tutar bu iki kalemin etkisiyle belirlenir.

Bu rehberde e-SMM'nin kimler için zorunlu olduğunu, makbuzda bulunması gereken bilgileri, stopajın ve KDV'nin nasıl hesaplandığını, brüt, net ve tahsil esaslı hesaplama yöntemlerini, makbuzun hangi anda düzenleneceğini, iptal ve düzeltme sürecini ve e-Fatura ile farkını sayısal örneklerle anlatıyoruz. Oranlar mevzuatla belirlendiği için örnekleri güncel oranlarla kendi durumunuza uyarlayın.

e-SMM nedir?

Serbest meslek erbapları, bir iş verenin emrinde çalışmadan, kendi nam ve hesabına, ilmi ya da fenni nitelikteki bir faaliyeti sürekli olarak yaparak kazanç elde eden kişilerdir. Gelir Vergisi Kanunu bu faaliyetlere serbest meslek kazancı der. Serbest meslek erbabı, hizmet bedelini tahsil ettiğinde Vergi Usul Kanunu'nun 236. maddesi çerçevesinde serbest meslek makbuzu düzenler. e-SMM, bu makbuzun GİB altyapısında elektronik ortamda düzenlenmesi ve saklanmasıdır.

e-SMM'nin kâğıt makbuza göre avantajları şunlardır:

• Makbuz anında düzenlenir ve müşteriye elektronik ortamda iletilir.
• Elektronik olarak saklanır; kâğıt arşiv ihtiyacı kalmaz.
• Stopaj ve KDV hesabı otomatik yapılır, hesap hatası azalır.
• Belge, imza ile güvence altına alınır.

e-SMM kimler için zorunlu?

e-SMM uygulaması, vergiden muaf olmayan serbest meslek erbaplarını kapsar; noterler gibi bazı meslek grupları farklı düzenlemeye tabidir. Yeni faaliyete başlayanlar için, faaliyete başlanılan tarihi izleyen belirli bir süre içinde e-SMM'ye geçilmesi gerekir. Geçiş tarihleri ve istisnalar tebliğlerle değişebildiği için güncel kapsamı GİB'in e-Belge sayfasından (ebelge.gib.gov.tr) ve mali müşavirinizden teyit edin.

Serbest meslek erbabı, ayrıca ticari faaliyette bulunuyorsa (örneğin avukatın ayrı bir ticari işletmesi varsa) o faaliyet için e-Fatura ya da e-Arşiv gerekebilir. Serbest meslek erbaplarının e-Fatura'ya geçmesi genel olarak zorunlu değildir, ancak gönüllü olarak mümkündür. Genel e-belge zorunlulukları için e-Fatura zorunluluğu 2026 rehberimize bakabilirsiniz.

e-SMM'de bulunması gereken bilgiler

Makbuz, kâğıt makbuzla benzer bir içeriğe sahiptir. Elektronik ortamda her alan standart bir yapıda doldurulur.

Stopaj ve KDV nasıl hesaplanır?

e-SMM hesabında üç tutar önemlidir: brüt tutar (hizmet bedeli), KDV ve stopaj. Stopaj, gelir vergisinin peşin kesilen bölümüdür; Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesine göre serbest meslek ödemelerinde belirli işverenler (kurumlar vergisi mükellefleri, bilanço esasına göre defter tutanlar vb.) serbest meslek erbabına ödeme yaparken %20 gelir vergisi stopajı keser ve bunu muhtasar beyannamesiyle beyan eder. Serbest meslek erbabı, kesilen stopajı yıllık gelir vergisi beyannamesinde mahsup eder.

Temel formüller şöyledir (oranlar %20 KDV ve %20 stopaj kabul edilmiştir):

• KDV = Brüt tutar × 0,20
• Stopaj = Brüt tutar × 0,20
• Müşterinin ödeyeceği tutar (stopajlı) = Brüt + KDV − Stopaj

KDV ve stopaj oranları eşit olduğunda müşterinin ödediği tutar, brüt tutara eşit olur; çünkü eklenen KDV ile düşülen stopaj birbirini dengeler. Stopaj yapmayan bir müşteriye (örneğin bireysel müşteri) ise brüt + KDV tutarı tahsil edilir.

Örnek 1: Brütten hesaplama

Bir mali müşavir, bir limited şirkete aylık danışmanlık için 10.000 TL (brüt) fatura ediyor. Müşteri stopaj yapmakla yükümlü bir kurumlar vergisi mükellefi.

Müşteri mali müşavire 10.000 TL öder, 2.000 TL stopajı vergi dairesine yatırır (muhtasar beyannamesiyle). Mali müşavir 2.000 TL KDV'yi KDV beyannamesinde beyan eder; 2.000 TL stopajı da yıllık gelir vergisi hesabında mahsup eder.

Örnek 2: Bireysel müşteriye makbuz

Aynı mali müşavir, bir bireysel müşteriye 3.000 TL'lik hizmet veriyor. Müşteri stopaj yapmakla yükümlü değil. Makbuzda brüt 3.000 TL, KDV 600 TL, toplam 3.600 TL olur ve müşteri 3.600 TL öder. Stopaj kesilmediği için mali müşavir vergiyi kendisi yıllık beyannamede hesaplar.

Örnek 3: Netten brüte hesaplama

Bir avukat, müşterisiyle "stopaj ve KDV dahil net 8.000 TL" konusunda anlaşıyor ve elinde net tutardan brüt tutarı bulmak istiyor. Stopajlı ve KDV eşit oranlı durumda net tutar brüte eşit olduğundan, brüt tutar 8.000 TL'dir. Ancak anlaşma "stopaj sonrası, KDV hariç 8.000 TL elime geçsin" şeklindeyse brüt = 8.000 ÷ (1 − 0,20) = 10.000 TL olur: KDV 2.000 TL, stopaj 2.000 TL. Bu nedenle anlaşma yapılırken "net" kavramının KDV'yi içerip içermediğini yazılı netleştirmek gerekir.

Brüt, net ve tahsil esaslı hesaplama

e-SMM düzenleyen yazılımlar genellikle üç hesaplama yönteminden birini sunar:

Üç yöntem aynı sonuca farklı yönlerden ulaşır; hangisini seçeceğiniz müşteriyle anlaşma biçiminize bağlıdır. Hata yapmamak için makbuza hangi tutarın "anlaştığınız tutar" olduğunu not edin.

KDV tevkifatlı e-SMM

Bazı durumlarda serbest meslek hizmetinde KDV'nin bir bölümü alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilebilir. Bu halde KDV tevkifatı kuralları geçerlidir; oranlar işlem türüne ve alıcının durumuna göre belirlenir. Tevkifatın nasıl uygulandığını KDV tevkifatı nedir yazısında hesap örneğiyle anlattık.

e-SMM ne zaman düzenlenir?

Serbest meslek makbuzu, hizmet bedelinin tahsil edildiği anda düzenlenir; yani serbest meslekte esas tahsilattır. Müşteri, hizmet verildikten sonra ödemeyi ertelerse makbuz da erteleme sonunda, ödeme alındığında düzenlenir. Bu, fatura düzenleme süresinin (7 gün) işleyişinden farklıdır; fatura düzenleme süreleri için fatura düzenleme süresi yazısına bakabilirsiniz. Avans ya da kısmi ödeme alındığında da tahsil edilen tutar için makbuz düzenlenir.

Pratikte şu akış izlenir: Hizmet verilir; ödeme alınır; aynı gün e-SMM düzenlenir ve müşteriye gönderilir. Tahsilatı kayıt dışı bırakmamak için ödemeyi (havale, kredi kartı, nakit) makbuz numarasıyla eşleştirmek önemlidir.

e-SMM düzenleme adımları

1. 1
   Müşteri bilgilerini girin. Ad-soyad ya da unvan, vergi/kimlik numarası ve adres.
2. 2
   Hizmeti tanımlayın. Hizmetin kapsamını ve dönemini yazın.
3. 3
   Tutarı ve hesaplama yöntemini seçin. Brüt, net ya da tahsil esaslı.
4. 4
   KDV ve stopaj oranlarını kontrol edin. Müşteri stopaj yapmıyorsa stopajı sıfırlayın.
5. 5
   Tahsilat bilgisini ekleyin. Ödeme yöntemi ve tarihi.
6. 6
   İmzalayıp gönderin. Mali mühür ya da e-imza ile imzalanır; farkı mali mühür nedir yazısında anlattık.
7. 7
   Müşteriye iletin. Elektronik olarak ulaştırın ve saklayın.

İptal ve düzeltme

Hatalı düzenlenen e-SMM'nin iptali, belirli koşullar ve süre içinde yapılabilir. Süre geçmişse düzeltme için ters yönlü işlem ya da yeni makbuz gerekebilir. Tutar hatalarında KDV ve stopaj da düzeltilmelidir; hatalı stopaj beyanı müşterinin muhtasar beyannamesini ve sizin gelir vergisi mahsubunuzu etkiler. Bu nedenle makbuzu göndermeden önce tutarları kontrol etmeye özen gösterin. Fatura iptali mantığına benzer yöntemler için e-Fatura iptali ve iade faturası rehberine bakabilirsiniz.

Stopaj ve KDV yıl içinde nasıl beyan edilir?

Serbest meslek erbabı için vergisel döngü üç beyanname etrafında döner. Birincisi KDV beyannamesidir: Makbuzlardaki KDV, her ay hesaplanan KDV olarak beyan edilir; işle ilgili alımların KDV'si ise indirilecek KDV olarak düşülür. İkincisi müşterinin verdiği muhtasar beyannamedir: Müşteri, kestiği stopajı muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle beyan eder ve öder. Üçüncüsü serbest meslek erbabının yıllık gelir vergisi beyannamesidir: Yıl içindeki serbest meslek kazancı, gider ve indirimler düşüldükten sonra vergi hesaplanır; müşterilerin kestiği stopajlar bu vergiden mahsup edilir.

Mahsup örneği: Bir avukat yıl içinde stopaja tabi müşterilerinden toplam 240.000 TL brüt serbest meslek geliri elde etmiş olsun. Müşterileri toplam 48.000 TL (%20) stopaj kesmiş ve vergi dairesine yatırmıştır. Avukatın giderleri 90.000 TL ise vergiye tabi kazanç yaklaşık 150.000 TL'dir. Gelir vergisi bu kazanç üzerinden tarifeye göre hesaplanır; hesaplanan vergi 48.000 TL'den düşükse fark iade ya da mahsup edilir, yüksekse kalan tutar ödenir. Bu mekanizma, stopaj kesintilerinin düzenli belgelenmesini önemli kılar: Müşteriden stopaj kesildiğini gösteren bilgiler, makbuzdaki tutarlarla ve muhtasar beyannamelerle uyumlu olmalıdır.

Gelir tablosu: makbuzlar ve giderler

e-SMM kayıtlarını, serbest meslek kazanç defterinin gelir tarafına dayanak oluşturan belgeler olarak düşünebilirsiniz. Gider tarafında ise kira, personel, mesleki yayın ve ekipman gibi giderler belgeleriyle birlikte kayda geçer. Giderlerin düzenli takibi vergi matrahını doğru belirlemeyi sağlar. Ön muhasebe yapısının nasıl kurulacağını ön muhasebe nedir rehberinde anlattık. Ay sonunda makbuz, tahsilat ve gider eşleşmesini kontrol etmek için ay sonu kapanış kontrol listesi işe yarar.

e-SMM ve e-Fatura farkı

Serbest meslek erbabı hem hizmet makbuzu hem de bir ürün satışı yapıyorsa (örneğin hekimin ürün satışı), ürün satışı için ayrıca fatura düzenlenir. İki faaliyeti birbirine karıştırmamak vergi riskini azaltır.

Örnek: yıl içinde birden fazla müşteri

Bir mimar, üç farklı müşteriye hizmet veriyor: Birincisi stopaj yapan bir anonim şirket (brüt 40.000 TL), ikincisi stopaj yapmayan bir bireysel müşteri (brüt 12.000 TL) ve üçüncüsü stopaj yapan bir belediye şirketi (brüt 28.000 TL). Makbuzlarda toplam brüt 80.000 TL, KDV 16.000 TL ve stopaj yalnızca birinci ve üçüncü müşteri için 13.600 TL'dir (68.000 TL × %20). Mimarın yıllık beyannamesinde mahsup edeceği stopaj 13.600 TL'dir. Üç müşterinin ödeme tutarları farklıdır: İlk müşteri 40.000 + 8.000 − 8.000 = 40.000 TL, ikinci müşteri 12.000 + 2.400 = 14.400 TL, üçüncü müşteri 28.000 + 5.600 − 5.600 = 28.000 TL öder. Bu örnek, aynı meslek erbabında müşteri türüne göre makbuz içeriğinin neden değiştiğini gösterir.

Sık yapılan hatalar

• Stopajı hesaba katmamak. Müşteri stopaj yapacaksa makbuzda bu gösterilmelidir; aksi halde müşterinin ödeme tutarı ve vergi beyanı yanlış olur.
• Brüt ile net kavramlarını karıştırmak. Anlaşılan tutarın KDV ve stopaj dahil mi hariç mi olduğunu netleştirin.
• Tahsilat öncesi makbuz kesmek. Tahsil edilmemiş bedel için makbuz düzenlemek, vergilendirmeyi erkene çeker.
• Yanlış KDV oranı seçmek. Hizmet türüne göre oran farklı olabilir.
• Stopaj yapmayan müşteriye stopajlı makbuz kesmek. Müşteri bireyse stopaj uygulanmaz.
• Müşterinin vergi bilgilerini hatalı girmek. Muhtasar beyannamedeki stopaj eşleşmesi bozulur.

KDV hesabını pratik olarak kontrol etmek için KDV nasıl hesaplanır yazısındaki formüllere başvurabilirsiniz.

Serbest meslek erbabı için e-SMM düzeninde pratik ipuçları

Makbuz düzenlemeyi rutine bağlamak hata riskini azaltır. Müşteri bazında standart hizmet tanımları hazırlamak (örneğin "aylık mali müşavirlik hizmeti", "vekâlet ücreti", "muayene ücreti") ve her makbuzda aynı ifadeleri kullanmak, hem müşteri anlaşmazlıklarını azaltır hem de beyanname dönemlerinde gelir kalemlerini sınıflandırmayı kolaylaştırır. Düzenli müşteriler için tekrarlayan makbuz tanımlamak, her ay aynı tutarı elle girme işini ortadan kaldırır. Ayrıca makbuzun tahsilatla aynı gün düzenlendiğinden emin olmak için, banka hareketlerini haftalık kontrol edip tahsil edilen ama makbuzu kesilmemiş ödemeleri listelemek faydalıdır.

Müşterinin stopaj yapıp yapmayacağını nasıl anlarsınız?

Stopaj yapma yükümlülüğü ödemeyi yapan tarafın mükellefiyet durumuna bağlıdır. Genel olarak şirketler, bilanço esasına göre defter tutan işletmeler ve kamu kurumları serbest meslek ödemelerinde stopaj yapar; basit usulde olan esnaf ya da bireysel tüketici ise yapmaz. Emin değilseniz müşterinin vergi türünü sormak ve sözleşmeye "ödemeler yürürlükteki mevzuata göre stopaja tabidir" ifadesini eklemek pratik bir çözümdür. Müşteriye stopaj yapılıp yapılmayacağı makbuz düzenlenmeden önce netleşmelidir; çünkü makbuz tutarı, müşterinin ödeyeceği net tutarı belirler ve sonradan düzeltmek ek iş çıkarır.

Makbuz ile muhasebe kaydı

e-SMM'deki tutarlar muhasebeye şu şekilde yansır: Tahsil edilen net tutar kasa ya da banka hesabına girer; brüt tutar serbest meslek hasılatı olarak, KDV hesaplanan KDV olarak, stopaj ise (müşteri kesmişse) peşin ödenen vergi olarak kaydedilir. Bu yapıyı bilmek, mali müşavirle konuşurken ortak dilde buluşmanızı sağlar. Basit bir örnekle: 10.000 TL brüt, %20 KDV ve %20 stopajlı makbuzda hasılat 10.000 TL, hesaplanan KDV 2.000 TL ve mahsup edilecek stopaj 2.000 TL'dir; kasa ya da banka girişi ise 10.000 TL'dir.

CariErp'te e-SMM

CariErp'te e-SMM düzenleyebilir, hesaplama yöntemini brüt, net ya da tahsil esaslı olarak seçebilirsiniz; KDV, stopaj ve ödenecek tutar sistem tarafından hesaplanır. Makbuzları tek tek ya da toplu gönderebilir, iptal edebilir ve düzenli müşterileriniz için tekrarlayan makbuz tanımlayabilirsiniz. Aynı hesapta e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil makbuzu ve e-Gider pusulası da bulunduğundan karma faaliyet gösteren serbest meslek erbapları tüm belgelerini tek yerden yönetir. Özellikler için e-Fatura sayfasına bakabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular